メールのアーカイブとGDPR：企業が知っておきたいこと

なぜメールのアーカイブにGDPRが関係するのですか

メールは今や、企業でもっとも重要な連絡手段のひとつです。請求書、契約書、見積書など、業務に関わる多くの情報が、毎日メールで送受信されています。

同時に、企業は一般データ保護規則（GDPR）の要件を満たし、個人データを適切に保護しなければなりません。

丁寧なメールのアーカイブは、保存義務を果たし、個人データを守るのに役立つことがあります。

GDPRはメールのアーカイブに何を求めていますか

GDPRは、メールをどうアーカイブすべきかを明示的に定めてはいません。ただし、個人データについて次のことを求めています。

• 安全に処理されること
• 紛失から守られること
• 不正なアクセスから守られること
• 必要な期間だけ保存されること

したがって企業は、保存しているメールを守るために、適切な技術的・組織的措置を講じなければなりません。

どのメールをアーカイブする必要がありますか

すべてのメールを永久に保存する必要はありません。

アーカイブの要件にかかわる代表的なメールは次のとおりです。

• 請求書
• 見積書
• 注文確認書
• 契約書
• 業務上のやり取り
• 税務上重要な書類

従業員の私的なメールには別の規定が適用されるため、分けて扱うべきです。

メールのアーカイブにおける課題

多くの企業が、メールプロバイダだけに頼っています。

これにはリスクが伴います。

• 誤って削除したメッセージ
• プロバイダの変更
• アカウントのロック（Gmailアカウントのロックを参照）
• メールボックスの容量超過（メールボックスがいっぱい：バックアップして容量を空けるを参照）
• データの消失
• 長期のアーカイブがないこと

ローカルでのアーカイブを追加すれば、大切なメッセージを長く使える状態に保つのに役立つことがあります。

ローカルでのメールアーカイブの利点

データの管理を取り戻せる

メールは自分のデバイス、または自社のインフラの中に置かれます。

プロバイダへの依存を避けられる

企業は、特定のクラウドプロバイダに縛られません。

調べものが速くなる

検索できるアーカイブなら、過去のメッセージをすばやく呼び出せます。

長期にわたって利用できる

大切な書類に、何年たってもアクセスできます。

Gmail、Outlook、IMAPアカウントをアーカイブ

今では多くの企業が、次のものを使っています。

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• 自前のIMAPサーバー

そのため、現代的なアーカイブソリューションは、さまざまなメールシステムに対応し、一か所にまとめてアーカイブできることが望まれます。

GDPRとデータの安全

個人データを保存するときは、企業は次の点にとくに注意すべきです。

• ユーザーアカウントによるアクセス保護
• 安全なパスワード
• 暗号化されたデータ通信
• 定期的なデータのバックアップ
• 不正なアクセスからの保護
• 文書化された手順

具体的にどう実施するかは、企業の規模と個別の要件によって異なります。

例：保存場所、件数、削除の方針

開発者自身のアーカイブには、6アカウントから81,638件のメールが入っています。アーカイブは自分のパソコン上にあり、アップロードもなく、Mail Archiveのアカウントもありません。

アーカイブをどこに置くかは、設定のときに選びます。パソコン上でも、好きなドライブでも構いません。そのパソコンやドライブにアクセスできる人は、メールを読めます。したがって、アクセス保護やディスクの暗号化は、引き続きオペレーティングシステムと組織の役目です。アーカイブフォルダは、普段のバックアップに含められます。

削除については、Businessバージョンに、保存期間の経過後にデータを整理する機能があります。保存期間が過ぎたメールが、自動的にアーカイブから削除されます。企業が削除の方針を実行に移すのに役立つことがあります。どの期間が当てはまるかは、税理士にご確認ください。

既定では、Mail Archiveは読み取りだけを行い、自分で明示的にオンにしない限り、プロバイダ側では何も削除しません。このアプリは道具であり、保証ではありません。手順や専門家の助言に代わるものではありません。

Mail Archiveでメールをローカルにアーカイブ

Mail Archiveを使うと、Gmail、Outlook、IMAPアカウントをMac上で直接アーカイブできます。

主な機能は次のとおりです。

• メールのローカル保存
• 添付ファイルのアーカイブ
• 高速な全文検索
• 複数アカウントへの対応
• データの長期バックアップ
• クラウドプロバイダに依存しない

これにより、アーカイブしたメッセージの管理を手元に残し、大切な情報にいつでもアクセスできます。

まとめ

丁寧なメールのアーカイブは、現代の業務プロセスの重要な要素です。企業は、業務に関わるメールを何年も保存しなければならないことが多く、同時に個人データの保護も確実にしなければなりません。

ローカルでのアーカイブソリューションは、大切なメッセージを長く使える状態に保ち、自分のデータへの管理を高め、特定のクラウドプロバイダへの依存を減らすのに役立つことがあります。