Archivado de correo y RGPD: lo que deben saber las empresas

¿Por qué importa el RGPD en el archivado de correo?

Hoy el correo es uno de los medios de comunicación más importantes en las empresas. Cada día se envían y se reciben por correo facturas, contratos, presupuestos y muchos otros datos relevantes para la actividad.

Al mismo tiempo, las empresas deben atender los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y garantizar que los datos personales estén adecuadamente protegidos.

Un archivado de correo cuidadoso puede ayudar a atender las obligaciones de conservación y a proteger los datos personales.

¿Qué exige el RGPD para el archivado de correo?

El RGPD no prescribe de forma expresa cómo hay que archivar los correos. Sí exige, en cambio, que los datos personales:

• se traten de forma segura
• estén protegidos contra pérdidas
• estén protegidos contra accesos no autorizados
• se conserven solo durante el tiempo necesario

Por eso las empresas deben adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los correos almacenados.

¿Qué correos hay que archivar?

No hace falta guardar todos los correos de forma permanente.

Los correos que suelen estar sujetos a obligaciones de archivado son:

• Facturas
• Presupuestos
• Confirmaciones de pedido
• Contratos
• Correspondencia comercial
• Documentos relevantes para los impuestos

Los correos privados de los empleados se rigen por otras normas y conviene tratarlos aparte.

Retos del archivado de correo

Muchas empresas dependen exclusivamente de su proveedor de correo.

Esto puede conllevar riesgos:

• mensajes borrados por error
• cambios de proveedor
• bloqueos de cuenta (véase Cuenta de Gmail bloqueada)
• buzones llenos (véase Buzón lleno: copia de seguridad de los correos y liberar espacio)
• pérdida de datos
• falta de archivado a largo plazo

Un archivado local adicional puede ayudar a que los mensajes importantes sigan disponibles a largo plazo.

Ventajas del archivado local de correo

Más control sobre los datos

Los correos están en tu propio dispositivo o en tu propia infraestructura.

Protección frente a la dependencia del proveedor

Las empresas siguen siendo independientes de cada proveedor de nube.

Consultas más rápidas

Los archivos con búsqueda permiten localizar enseguida los mensajes antiguos.

Disponibilidad a largo plazo

Los documentos importantes siguen siendo accesibles incluso después de muchos años.

Archivar cuentas de Gmail, Outlook e IMAP

Hoy muchas empresas utilizan:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Servidores IMAP propios

Por eso una solución de archivado actual debería admitir distintos sistemas de correo y permitir un archivado centralizado.

RGPD y seguridad de los datos

Al almacenar datos personales, las empresas deberían prestar especial atención a los siguientes puntos:

• Protección de acceso mediante cuentas de usuario
• Contraseñas seguras
• Transmisión de datos cifrada
• Copias de seguridad periódicas de los datos
• Protección contra accesos no autorizados
• Procesos documentados

La aplicación concreta depende del tamaño de la empresa y de sus necesidades particulares.

Un ejemplo: ubicación de almacenamiento, volumen y concepto de borrado

El archivo del propio desarrollador contiene 81.638 correos de 6 cuentas. Está en su propio ordenador, sin subidas y sin cuenta en Mail Archive.

Durante la configuración eliges dónde se guarda el archivo: en el ordenador o en una unidad que elijas. Quien tenga acceso a ese ordenador o a esa unidad puede leer los correos. La protección de acceso y el cifrado del disco siguen siendo, por tanto, tarea del sistema operativo y de tu organización. Puedes incluir la carpeta del archivo en tu copia de seguridad habitual.

Para el borrado, la versión Business ofrece la limpieza de datos al vencer el plazo: los correos se quitan del archivo automáticamente cuando termina su plazo de conservación. Eso puede ayudar a las empresas a poner en práctica un concepto de borrado. Qué plazos se aplican es algo que debes aclarar con tu asesor fiscal.

De serie, Mail Archive solo lee y no borra nada en el proveedor, salvo que lo actives expresamente. La app es una herramienta, no una garantía: no sustituye ni a un procedimiento ni al asesoramiento.

Archivar el correo en local con Mail Archive

Mail Archive permite archivar cuentas de Gmail, Outlook e IMAP directamente en el Mac.

Estas son las funciones principales:

• Almacenamiento local de los correos
• Archivado de los adjuntos
• Búsqueda de texto completo rápida
• Compatibilidad con varias cuentas
• Copia de seguridad de los datos a largo plazo
• Independencia de los proveedores de nube

Así conservas el control de tus mensajes archivados y puedes acceder en cualquier momento a la información importante.

Conclusión

Un archivado de correo cuidadoso es un componente importante de los procesos empresariales actuales. Las empresas deben conservar a menudo durante muchos años los correos relevantes para su actividad y, al mismo tiempo, garantizar la protección de los datos personales.

Una solución de archivado local puede ayudar a que los mensajes importantes sigan disponibles a largo plazo, a mejorar el control de los propios datos y a reducir la dependencia de cada proveedor de nube.