Arhivarea e-mailurilor și GDPR: ce trebuie să știe firmele

De ce contează GDPR pentru arhivarea e-mailurilor?

E-mailul este astăzi unul dintre cele mai importante mijloace de comunicare din firme. Facturi, contracte, oferte și multe alte informații relevante pentru afaceri sunt trimise și primite zilnic prin e-mail.

În același timp, firmele trebuie să respecte cerințele Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) și să se asigure că datele cu caracter personal sunt protejate corespunzător.

O arhivare atentă a e-mailurilor poate ajuta la respectarea obligațiilor de păstrare și la protejarea datelor cu caracter personal.

Ce cere GDPR pentru arhivarea e-mailurilor?

GDPR nu prevede în mod explicit cum trebuie arhivate e-mailurile. Cere însă ca datele cu caracter personal:

• să fie prelucrate în siguranță
• să fie protejate împotriva pierderii
• să fie protejate împotriva accesului neautorizat
• să fie stocate doar atât timp cât este necesar

Firmele trebuie, prin urmare, să ia măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea e-mailurilor stocate.

Ce e-mailuri trebuie arhivate?

Nu fiecare e-mail trebuie păstrat permanent.

E-mailurile tipice pentru care există obligații de arhivare sunt:

• Facturi
• Oferte
• Confirmări de comandă
• Contracte
• Corespondență de afaceri
• Documente relevante pentru fisc

E-mailurile private ale angajaților sunt supuse altor reglementări și ar trebui tratate separat.

Provocări în arhivarea e-mailurilor

Multe firme se bazează exclusiv pe furnizorul lor de e-mail.

Asta poate ascunde riscuri:

• mesaje șterse din greșeală
• schimbări de furnizor
• conturi blocate (vezi Cont Gmail blocat)
• căsuțe poștale pline (vezi Căsuță poștală plină: salvați e-mailurile și eliberați spațiu)
• pierderea datelor
• lipsa unei arhivări pe termen lung

O arhivare locală suplimentară poate ajuta ca mesajele importante să rămână disponibile pe termen lung.

Avantajele arhivării locale a e-mailurilor

Mai mult control asupra datelor

E-mailurile se află pe propriul dispozitiv sau în propria infrastructură.

Protecție împotriva dependenței de furnizor

Firmele rămân independente de furnizorii individuali de cloud.

Regăsire mai rapidă

O arhivă în care se poate căuta permite regăsirea rapidă a mesajelor mai vechi.

Disponibilitate pe termen lung

Documentele importante rămân accesibile și după mulți ani.

Arhivarea conturilor Gmail, Outlook și IMAP

Multe firme folosesc astăzi:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Servere IMAP proprii

O soluție modernă de arhivare ar trebui, prin urmare, să accepte sisteme de e-mail diferite și să permită o arhivare centralizată.

GDPR și securitatea datelor

La stocarea datelor cu caracter personal, firmele ar trebui să acorde o atenție deosebită următoarelor aspecte:

• Protecția accesului prin conturi de utilizator
• Parole sigure
• Transmiterea criptată a datelor
• Copii de siguranță regulate ale datelor
• Protecție împotriva accesului neautorizat
• Procese documentate

Modul concret de aplicare depinde de mărimea firmei și de cerințele ei specifice.

Un exemplu: locul de stocare, volumul și conceptul de ștergere

Arhiva proprie a dezvoltatorului conține 81.638 de e-mailuri din 6 conturi. Se află pe propriul său computer, fără încărcare și fără un cont la Mail Archive.

Dumneavoastră alegeți la configurare unde se află arhiva: pe computer sau pe o unitate la alegere. Oricine are acces la acel computer sau la acea unitate poate citi e-mailurile. Protecția accesului și criptarea discului rămân, așadar, o sarcină a sistemului de operare și a organizației dumneavoastră. Puteți include folderul arhivei în backupul obișnuit.

Pentru ștergere, versiunea Business oferă curățarea datelor după un termen: e-mailurile sunt eliminate automat din arhivă după încheierea perioadei lor de păstrare. Asta poate ajuta firmele să pună în practică un concept de ștergere. Ce perioade se aplică este un lucru de clarificat cu consultantul fiscal.

Implicit, Mail Archive doar citește și nu șterge nimic la furnizor, dacă nu activați dumneavoastră în mod explicit această opțiune. Aplicația este un instrument, nu o garanție: nu înlocuiește nici o procedură, nici consultanța.

Arhivarea locală a e-mailurilor cu Mail Archive

Mail Archive permite arhivarea conturilor Gmail, Outlook și IMAP direct pe Mac.

Cele mai importante funcții sunt:

• Stocarea locală a e-mailurilor
• Arhivarea atașamentelor
• Căutare rapidă în text complet
• Suport pentru mai multe conturi
• Copie de siguranță pe termen lung
• Independență față de furnizorii de cloud

Astfel, utilizatorii păstrează controlul asupra mesajelor arhivate și pot accesa oricând informațiile importante.

Concluzie

O arhivare atentă a e-mailurilor este o componentă importantă a proceselor moderne dintr-o firmă. Firmele trebuie adesea să păstreze ani la rând e-mailurile relevante pentru afaceri și, în același timp, să asigure protecția datelor cu caracter personal.

O soluție locală de arhivare poate ajuta ca mesajele importante să rămână disponibile pe termen lung, poate îmbunătăți controlul asupra propriilor date și poate reduce dependența de furnizorii individuali de cloud.