E-mailarchivering en AVG: wat bedrijven moeten weten

Waarom is de AVG belangrijk bij het archiveren van e-mail?

E-mail is tegenwoordig een van de belangrijkste communicatiemiddelen in bedrijven. Facturen, contracten, offertes en veel andere zakelijk relevante informatie worden dagelijks per e-mail verstuurd en ontvangen.

Tegelijk moeten bedrijven voldoen aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en ervoor zorgen dat persoonsgegevens voldoende worden beschermd.

Zorgvuldig archiveren van e-mail kan helpen om bewaarplichten na te komen en persoonsgegevens te beschermen.

Wat vraagt de AVG bij het archiveren van e-mail?

De AVG schrijft niet uitdrukkelijk voor hoe e-mails moeten worden gearchiveerd. Wel vereist de verordening dat persoonsgegevens:

• veilig worden verwerkt
• tegen verlies worden beschermd
• tegen onbevoegde toegang worden beschermd
• niet langer worden bewaard dan nodig is

Bedrijven moeten daarom passende technische en organisatorische maatregelen nemen om opgeslagen e-mails te beschermen.

Welke e-mails moeten worden gearchiveerd?

Niet elke e-mail hoeft blijvend te worden bewaard.

Typische e-mails waarvoor een archiveringsplicht geldt, zijn:

• Facturen
• Offertes
• Orderbevestigingen
• Contracten
• Zakelijke correspondentie
• Fiscaal relevante documenten

Privé-e-mails van medewerkers vallen onder andere regels en horen apart te worden behandeld.

Uitdagingen bij het archiveren van e-mail

Veel bedrijven vertrouwen uitsluitend op hun e-mailprovider.

Dat kan risico's met zich meebrengen:

• per ongeluk verwijderde berichten
• wisselen van provider
• geblokkeerde accounts (zie Gmail-account geblokkeerd)
• volle mailboxen (zie Mailbox vol: e-mails back-uppen en ruimte vrijmaken)
• gegevensverlies
• geen archivering voor de lange termijn

Extra lokale archivering kan helpen om belangrijke berichten langdurig beschikbaar te houden.

Voordelen van lokaal archiveren van e-mail

Meer controle over de gegevens

E-mails staan op je eigen apparaat of binnen je eigen infrastructuur.

Bescherming tegen afhankelijkheid van de provider

Bedrijven blijven onafhankelijk van afzonderlijke cloudproviders.

Sneller opzoeken

Doorzoekbare archieven maken het mogelijk om oudere berichten snel terug te vinden.

Langdurige beschikbaarheid

Belangrijke documenten blijven ook na vele jaren toegankelijk.

Gmail-, Outlook- en IMAP-accounts archiveren

Veel bedrijven gebruiken tegenwoordig:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Eigen IMAP-servers

Een eigentijdse archiveringsoplossing hoort daarom verschillende e-mailsystemen te ondersteunen en gecentraliseerd archiveren mogelijk te maken.

AVG en gegevensbeveiliging

Bij het opslaan van persoonsgegevens moeten bedrijven vooral letten op de volgende punten:

• Toegangsbeveiliging via gebruikersaccounts
• Veilige wachtwoorden
• Versleutelde gegevensoverdracht
• Regelmatige back-ups van de gegevens
• Bescherming tegen onbevoegde toegang
• Gedocumenteerde processen

De concrete invulling hangt af van de grootte van het bedrijf en de specifieke eisen.

Een voorbeeld: opslaglocatie, omvang en verwijderconcept

Het eigen archief van de ontwikkelaar bevat 81.638 e-mails uit 6 accounts. Het staat op zijn eigen computer, zonder upload en zonder account bij Mail Archive.

Waar het archief staat, kies je bij het instellen: op de computer of op een schijf naar keuze. Wie toegang heeft tot die computer of schijf, kan de e-mails lezen. Toegangsbeveiliging en schijfversleuteling blijven dus een taak van het besturingssysteem en van je organisatie. De archiefmap kun je opnemen in je gewone back-up.

Voor het verwijderen biedt de Business-versie het opruimen van gegevens na een termijn: e-mails worden automatisch uit het archief verwijderd zodra hun bewaartermijn is verstreken. Dat kan bedrijven helpen een verwijderconcept in de praktijk te brengen. Welke termijnen gelden, bespreek je met je belastingadviseur.

Standaard leest Mail Archive alleen en verwijdert het niets bij de provider, tenzij je dat uitdrukkelijk inschakelt. De app is een hulpmiddel, geen garantie: hij vervangt geen werkwijze en geen advies.

E-mails lokaal archiveren met Mail Archive

Met Mail Archive kun je Gmail-, Outlook- en IMAP-accounts rechtstreeks op de Mac archiveren.

De belangrijkste functies:

• Lokale opslag van e-mails
• Archivering van bijlagen
• Snel zoeken in de volledige tekst
• Ondersteuning van meerdere accounts
• Gegevens voor de lange termijn veiliggesteld
• Onafhankelijk van cloudproviders

Zo houden gebruikers de controle over hun gearchiveerde berichten en hebben ze op elk moment toegang tot belangrijke informatie.

Conclusie

Zorgvuldig archiveren van e-mail is een belangrijk onderdeel van moderne bedrijfsprocessen. Bedrijven moeten zakelijk relevante e-mails vaak vele jaren bewaren en tegelijk de bescherming van persoonsgegevens waarborgen.

Een lokale archiveringsoplossing kan helpen om belangrijke berichten langdurig beschikbaar te houden, de controle over de eigen gegevens te vergroten en de afhankelijkheid van afzonderlijke cloudproviders te verkleinen.