Archivage d'e-mails et RGPD : ce que les entreprises doivent savoir

Pourquoi le RGPD compte-t-il pour l'archivage des e-mails ?

Les e-mails comptent aujourd'hui parmi les principaux moyens de communication des entreprises. Factures, contrats, devis et bien d'autres informations professionnelles sont envoyés et reçus par e-mail chaque jour.

En même temps, les entreprises doivent satisfaire aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et veiller à ce que les données personnelles soient protégées de manière appropriée.

Un archivage soigné des e-mails peut aider à respecter les obligations de conservation et à protéger les données personnelles.

Qu'exige le RGPD pour l'archivage des e-mails ?

Le RGPD ne prescrit pas explicitement comment les e-mails doivent être archivés. Il exige en revanche que les données personnelles :

• soient traitées de manière sécurisée
• soient protégées contre la perte
• soient protégées contre les accès non autorisés
• ne soient conservées que le temps nécessaire

Les entreprises doivent donc prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les e-mails conservés.

Quels e-mails faut-il archiver ?

Tous les e-mails n'ont pas à être conservés indéfiniment.

Les e-mails soumis typiquement à des obligations d'archivage sont :

• Factures
• Devis
• Confirmations de commande
• Contrats
• Correspondance commerciale
• Documents à portée fiscale

Les e-mails privés des salariés sont soumis à d'autres règles et doivent être traités séparément.

Les difficultés de l'archivage des e-mails

Beaucoup d'entreprises s'en remettent uniquement à leur fournisseur d'e-mail.

Cela peut comporter des risques :

• messages supprimés par erreur
• changements de fournisseur
• comptes bloqués (voir Compte Gmail bloqué)
• boîtes mail pleines (voir Boîte mail pleine : sauvegarder ses e-mails et libérer de l'espace)
• perte de données
• absence d'archivage à long terme

Un archivage local supplémentaire peut aider à garder les messages importants disponibles à long terme.

Les avantages de l'archivage local des e-mails

Plus de contrôle sur les données

Les e-mails se trouvent sur votre propre appareil ou au sein de votre propre infrastructure.

Protection contre la dépendance à un fournisseur

Les entreprises restent indépendantes de tel ou tel fournisseur de cloud.

Des recherches plus rapides

Des archives consultables permettent de retrouver rapidement d'anciens messages.

Disponibilité à long terme

Les documents importants restent accessibles, même après de nombreuses années.

Archiver des comptes Gmail, Outlook et IMAP

Beaucoup d'entreprises utilisent aujourd'hui :

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Des serveurs IMAP personnels

Une solution d'archivage moderne devrait donc prendre en charge différents systèmes de messagerie et permettre un archivage centralisé.

RGPD et sécurité des données

Lorsqu'elles conservent des données personnelles, les entreprises devraient accorder une attention particulière aux points suivants :

• Protection des accès par des comptes utilisateurs
• Mots de passe sûrs
• Transmission chiffrée des données
• Sauvegardes régulières des données
• Protection contre les accès non autorisés
• Processus documentés

La mise en œuvre concrète dépend de la taille de l'entreprise et de ses besoins particuliers.

Un exemple : lieu de stockage, volume et concept de suppression

Les archives du développeur contiennent 81 638 e-mails provenant de 6 comptes. Elles se trouvent sur son propre ordinateur, sans téléversement et sans compte chez Mail Archive.

Vous choisissez l'emplacement des archives pendant la configuration : sur l'ordinateur ou sur un disque de votre choix. Quiconque a accès à cet ordinateur ou à ce disque peut lire les e-mails. La protection des accès et le chiffrement du disque restent donc l'affaire du système d'exploitation et de votre organisation. Vous pouvez inclure le dossier d'archives dans votre sauvegarde habituelle.

Pour la suppression, la version Business propose un nettoyage des données après un délai : les e-mails sont retirés automatiquement des archives une fois leur délai de conservation écoulé. Cela peut aider les entreprises à mettre en pratique un concept de suppression. Quels délais s'appliquent, c'est à voir avec votre expert-comptable.

Par défaut, Mail Archive ne fait que lire et ne supprime rien chez le fournisseur, sauf si vous l'activez expressément. L'application est un outil, pas une garantie : elle ne remplace ni une procédure ni un conseil.

Archiver ses e-mails en local avec Mail Archive

Mail Archive permet d'archiver des comptes Gmail, Outlook et IMAP directement sur le Mac.

Voici les principales fonctions :

• Stockage local des e-mails
• Archivage des pièces jointes
• Recherche plein texte rapide
• Prise en charge de plusieurs comptes
• Sauvegarde des données à long terme
• Indépendance vis-à-vis des fournisseurs de cloud

Vous gardez ainsi le contrôle de vos messages archivés et pouvez accéder à tout moment aux informations importantes.

Conclusion

Un archivage soigné des e-mails est un élément important des processus d'entreprise modernes. Les entreprises doivent souvent conserver pendant de nombreuses années les e-mails à portée commerciale tout en assurant la protection des données personnelles.

Une solution d'archivage locale peut aider à garder les messages importants disponibles à long terme, à améliorer le contrôle de ses propres données et à réduire la dépendance vis-à-vis de tel ou tel fournisseur de cloud.