Macのメールアーカイブ：シンプル、ローカル、サブスクリプションなし

フリーランスの方、事業を営む方、団体を運営している方なら、きっと心当たりがあるはずです。何年もたつうちに、メールは何千通にも増えていきます。請求書、見積書、契約書、大切なやり取りは、いつのまにか溢れかえった受信トレイに埋もれていきます。一方で、多くの場合には法律上の保存義務があります。

だからこそ、私は Mail Archive というアプリを作りました。

メールのアーカイブが抱える問題

多くの方は、GmailやOutlookなどのクラウドサービスだけに頼っています。普段はたいてい問題なく使えますが、いくつか弱点があります。

• それぞれのプロバイダに依存すること
• メッセージを誤って削除してしまうおそれ
• 保存容量に限りがあること
• 長期のアーカイブが難しいこと
• 多くのクラウドサービスは費用が高いこと

とくにフリーランスや企業では、業務メールを長く保存し、必要なときにすぐ見つけられる方法が求められます。

Mail Archiveを作った理由

手軽な解決策を探してみると、既存のシステムの多くには次のような点がありました。

• 設定が複雑
• 継続的な費用が高い
• クラウドサービスだけが前提
• 小規模な事業には大げさすぎることが多い

そこでMail Archiveが生まれました。

目指したのは、次のようなソフトウェアです。

• 簡単に使える
• 自分のパソコン上でローカルに動く
• サブスクリプションなしで使える
• 小規模な事業でも手が届く価格のまま

Mail Archiveの仕組み

インストールしたら、使いたいメールアカウントを設定します。

対応しているのは、たとえば次のものです。

• Gmail
• Outlook
• Microsoft 365
• IMAPアカウント
• 自前のメールサーバー

設定は、ウィザードに沿って一歩ずつ進めます。

そのあとで、次のことを選べます。

• どのフォルダをアーカイブするか
• いつの日付からメールを取り込むか
• データをどこに保存するか

クラウドではなくローカルに保存

Mail Archiveのいちばんの利点は、ローカルに保存することです。

メールは自分のMacに直接保存されます。そのため、データの管理は常に自分の手元にあり、クラウドのプロバイダに左右されません。

希望すれば、添付ファイルを別に保存することもできます。

無料の試用版

ライセンスを購入する前に、無料でソフトウェアを試せます。

次のような点を確かめられます。

• メールプロバイダへの接続がうまくいくか
• どのフォルダが使えるか
• アーカイブがどう進むか

思いどおりに動くと分かってから、アップグレードすれば十分です。

料金体系

Proバージョン

買い切り14.99ユーロで、メールを無制限にアーカイブできます。

月々の費用はありません。

サブスクリプションでもありません。

Businessバージョン

Businessバージョンは、企業や業務で本格的に使う方向けです。

追加される機能は次のとおりです。

• メールの一括エクスポート
• 拡張されたアーカイブのオプション
• 業務向けの使い方

新登場：Mail ArchiveがWindowsにも対応

Mail Archiveは、もともとmacOS向けに開発しました。

現在はWindows版もあり、ローカルでのシンプルなメールアーカイブをより多くの方にお使いいただけます。

動画で手順を見る

私のYouTube動画で、設定の全体を順を追って紹介しています。

• インストール
• アカウントの接続
• フォルダの選択
• 同期
• メールのエクスポート
• 料金のオプション
• バックアップの設定

Mail Archiveをダウンロード

Mail Archiveの用途と、用途でないもの

Mail Archiveは、ローカルで動くアーカイブアプリです。メールを添付ファイルごと自分のディスクに保存し、検索できるようにします。

認証を受けたアーカイブシステムではなく、専門家の助言に代わるものでもありません。税法や商法の上でメールを保存する義務があるか、どう保存するかは事業内容によって異なります。税理士にご確認ください。

ローカルの保存はコピーのひとつです。アーカイブそのものも、たとえば外付けドライブへの定期的なバックアップで、きちんと備えてください。メールボックスがいっぱいで空き容量を作りたいときは、メールボックスがいっぱい：バックアップして容量を空けるをお読みください。

Mac版の最新バージョンは、App Storeで直接入手できます。

Mac版を入手

まとめ

Mail Archiveで私が目指したのは、メールをローカルに永続的にアーカイブする、シンプルで手頃な方法でした。

複雑なサーバーは要りません。

高額なクラウドのサブスクリプションも要りません。

月々の費用もかかりません。

とくにフリーランス、団体、小規模な事業にとって、Mail Archiveは大切なメールを長く保存し、いつでも見つけ出すための手軽な手段です。

ご質問、ご要望、改善のご提案がありましたら、ぜひお聞かせください。