Archivace e-mailů a GDPR: co by firmy měly vědět

Proč je GDPR při archivaci e-mailů důležité?

E-maily patří dnes mezi nejdůležitější komunikační prostředky firem. Faktury, smlouvy, nabídky a mnoho dalších informací významných pro podnikání se denně posílá a přijímá e-mailem.

Firmy přitom musí splňovat požadavky obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zajistit, aby byly osobní údaje přiměřeně chráněny.

Pečlivá archivace e-mailů může pomoci splnit povinnosti uchovávání a chránit osobní údaje.

Co GDPR při archivaci e-mailů vyžaduje?

GDPR výslovně nepředepisuje, jak se mají e-maily archivovat. Vyžaduje ale, aby osobní údaje:

• byly zpracovávány bezpečně
• byly chráněny před ztrátou
• byly chráněny před přístupem nepovolaných osob
• byly uchovávány jen po nezbytně nutnou dobu

Firmy proto musí přijmout vhodná technická a organizační opatření na ochranu uložených e-mailů.

Které e-maily je třeba archivovat?

Ne každý e-mail je nutné ukládat trvale.

K typickým e-mailům podléhajícím povinnosti archivace patří:

• faktury
• nabídky
• potvrzení objednávek
• smlouvy
• obchodní korespondence
• dokumenty významné z hlediska daní

Soukromé e-maily zaměstnanců podléhají jiným pravidlům a je třeba s nimi nakládat odděleně.

Úskalí archivace e-mailů

Mnoho firem spoléhá výhradně na svého poskytovatele e-mailu.

To může skrývat rizika:

• omylem smazané zprávy
• změna poskytovatele
• zablokované účty (viz Zablokovaný účet Gmail)
• plné schránky (viz Plná schránka: zálohujte e-maily a uvolněte místo)
• ztráta dat
• chybějící dlouhodobá archivace

Doplňková lokální archivace může pomoci udržet důležité zprávy dlouhodobě k dispozici.

Výhody lokální archivace e-mailů

Větší kontrola nad daty

E-maily leží na vašem vlastním zařízení nebo ve vaší vlastní infrastruktuře.

Ochrana před závislostí na poskytovateli

Firmy zůstávají nezávislé na jednotlivých poskytovatelích cloudu.

Rychlejší dohledávání

Prohledávatelné archivy umožňují rychle najít starší zprávy.

Dlouhodobá dostupnost

Důležité dokumenty zůstávají přístupné i po mnoha letech.

Archivace účtů Gmail, Outlook a IMAP

Mnoho firem dnes používá:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• vlastní servery IMAP

Moderní archivační řešení by proto mělo podporovat různé e-mailové systémy a umožnit centrální archivaci.

GDPR a zabezpečení dat

Při ukládání osobních údajů by firmy měly věnovat zvláštní pozornost těmto bodům:

• ochrana přístupu pomocí uživatelských účtů
• bezpečná hesla
• šifrovaný přenos dat
• pravidelné zálohy dat
• ochrana před přístupem nepovolaných osob
• zdokumentované postupy

Konkrétní provedení závisí na velikosti firmy a jejích specifických požadavcích.

Příklad: místo uložení, objem a koncepce mazání

Archiv samotného vývojáře obsahuje 81 638 e-mailů ze 6 účtů. Leží na jeho vlastním počítači, bez nahrávání a bez účtu u Mail Archive.

Kde bude archiv ležet, zvolíte při nastavení: na počítači, nebo na disku podle vlastního výběru. Kdo má přístup k tomuto počítači nebo disku, může e-maily číst. Ochrana přístupu a šifrování disku proto zůstávají úkolem operačního systému a vaší organizace. Složku archivu můžete zahrnout do své běžné zálohy.

Pro mazání nabízí verze Business čištění dat po uplynutí lhůty: e-maily se z archivu automaticky odeberou, jakmile jim skončí doba uchovávání. To může firmám pomoci uplatnit koncepci mazání v praxi. Které lhůty platí, vyjasněte se svým daňovým poradcem.

Ve výchozím stavu Mail Archive jen čte a u poskytovatele nic nemaže, pokud to výslovně nezapnete. Aplikace je nástroj, ne záruka: nenahrazuje ani postup, ani poradenství.

Archivujte e-maily lokálně s Mail Archive

Mail Archive umožňuje archivovat účty Gmail, Outlook a IMAP přímo na Macu.

K nejdůležitějším funkcím patří:

• lokální ukládání e-mailů
• archivace příloh
• rychlé fulltextové vyhledávání
• podpora více účtů
• dlouhodobé zajištění dat
• nezávislost na poskytovatelích cloudu

Uživatelé tak mají své archivované zprávy pod kontrolou a důležité informace mají kdykoli po ruce.

Závěr

Pečlivá archivace e-mailů je důležitou součástí moderních firemních procesů. Firmy často musí firemní e-maily uchovávat po mnoho let a zároveň zajistit ochranu osobních údajů.

Lokální archivační řešení může pomoci udržet důležité zprávy dlouhodobě k dispozici, zlepšit kontrolu nad vlastními daty a snížit závislost na jednotlivých poskytovatelích cloudu.