Arhiviranje e-pošte i GDPR: što tvrtke moraju znati

Zašto je GDPR važan za arhiviranje e-pošte?

E-pošta je danas jedno od najvažnijih sredstava komunikacije u tvrtkama. Računi, ugovori, ponude i mnoge druge poslovno važne informacije svakodnevno se šalju i primaju e-poštom.

Istodobno tvrtke moraju ispunjavati zahtjeve Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) i osigurati da su osobni podaci primjereno zaštićeni.

Pažljivo arhiviranje e-pošte može pomoći u ispunjavanju obveza čuvanja i zaštiti osobnih podataka.

Što GDPR zahtijeva za arhiviranje e-pošte?

GDPR izričito ne propisuje kako se e-pošta mora arhivirati. Međutim, zahtijeva da se osobni podaci:

• obrađuju na siguran način
• štite od gubitka
• štite od neovlaštenog pristupa
• pohranjuju samo onoliko dugo koliko je potrebno

Tvrtke stoga moraju poduzeti odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za zaštitu pohranjenih e-poruka.

Koje se e-poruke moraju arhivirati?

Ne mora se svaka e-poruka pohranjivati trajno.

Tipične e-poruke za koje postoje obveze arhiviranja su:

• Računi
• Ponude
• Potvrde narudžbe
• Ugovori
• Poslovna korespondencija
• Porezno relevantni dokumenti

Privatne e-poruke zaposlenika podliježu drukčijim propisima i treba ih obrađivati zasebno.

Izazovi pri arhiviranju e-pošte

Mnoge se tvrtke oslanjaju isključivo na svojeg pružatelja usluge e-pošte.

To može nositi rizike:

• slučajno izbrisane poruke
• promjene pružatelja usluge
• zaključavanje računa (vidi Gmail račun zaključan)
• puni sandučići (vidi Sandučić pun: sigurnosno kopirajte e-poštu i oslobodite prostor)
• gubitak podataka
• nedostatak dugoročnog arhiviranja

Dodatno lokalno arhiviranje može pomoći da važne poruke ostanu dostupne dugoročno.

Prednosti lokalnog arhiviranja e-pošte

Veća kontrola nad podacima

E-poruke se nalaze na Vašem uređaju ili u Vašoj vlastitoj infrastrukturi.

Zaštita od ovisnosti o pružatelju usluge

Tvrtke ostaju neovisne o pojedinim pružateljima usluga u oblaku.

Brže pretraživanje

Arhive s mogućnošću pretraživanja omogućuju brzo pronalaženje starijih poruka.

Dugoročna dostupnost

Važni dokumenti ostaju dostupni i nakon mnogo godina.

Arhiviranje Gmail, Outlook i IMAP računa

Mnoge tvrtke danas koriste:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Vlastite IMAP poslužitelje

Moderno rješenje za arhiviranje stoga bi trebalo podržavati različite sustave e-pošte i omogućiti središnje arhiviranje.

GDPR i sigurnost podataka

Pri pohrani osobnih podataka tvrtke bi trebale posebno paziti na sljedeće točke:

• Zaštita pristupa preko korisničkih računa
• Sigurne lozinke
• Šifrirani prijenos podataka
• Redovite sigurnosne kopije podataka
• Zaštita od neovlaštenog pristupa
• Dokumentirani postupci

Konkretna provedba ovisi o veličini tvrtke i njezinim posebnim zahtjevima.

Primjer: mjesto pohrane, opseg i koncept brisanja

Arhiva samog programera sadrži 81.638 e-poruka iz 6 računa. Nalazi se na njegovu vlastitom računalu, bez prijenosa na internet i bez računa kod Mail Archivea.

Gdje će arhiva biti, odabirete pri postavljanju: na računalu ili na disku po Vašem izboru. Tko ima pristup tom računalu ili disku, može čitati e-poruke. Zaštita pristupa i šifriranje diska stoga ostaju zadaća operacijskog sustava i Vaše organizacije. Mapu arhive možete uključiti u svoju uobičajenu sigurnosnu kopiju.

Za brisanje verzija Business nudi čišćenje podataka nakon roka: e-poruke se automatski uklanjaju iz arhive čim istekne njihov rok čuvanja. To tvrtkama može pomoći da koncept brisanja provedu u praksi. Koji rokovi vrijede, razjasnite sa svojim poreznim savjetnikom.

Mail Archive zadano samo čita i ne briše ništa kod pružatelja usluge, osim ako to izričito uključite. Aplikacija je alat, a ne jamstvo: ne zamjenjuje ni postupak ni savjet stručnjaka.

Lokalno arhivirajte e-poštu s Mail Archiveom

Mail Archive omogućuje arhiviranje Gmail, Outlook i IMAP računa izravno na Macu.

Najvažnije funkcije:

• Lokalna pohrana e-poruka
• Arhiviranje privitaka
• Brzo pretraživanje cijelog teksta
• Podrška za više računa
• Dugoročna sigurnosna kopija podataka
• Neovisnost o pružateljima usluga u oblaku

Tako korisnici zadržavaju kontrolu nad svojim arhiviranim porukama i u svakom trenutku imaju pristup važnim informacijama.

Zaključak

Pažljivo arhiviranje e-pošte važan je dio modernih poslovnih procesa. Tvrtke često moraju poslovno relevantne e-poruke čuvati mnogo godina, a istodobno osigurati zaštitu osobnih podataka.

Lokalno rješenje za arhiviranje može pomoći da važne poruke ostanu dugoročno dostupne, da se poboljša kontrola nad vlastitim podacima i da se smanji ovisnost o pojedinim pružateljima usluga u oblaku.