Archiviazione e-mail e GDPR: cosa devono sapere le aziende

Perché il GDPR è importante per l'archiviazione delle e-mail?

Oggi l'e-mail è uno dei principali mezzi di comunicazione nelle aziende. Fatture, contratti, preventivi e molte altre informazioni rilevanti per l'attività vengono inviati e ricevuti ogni giorno per e-mail.

Allo stesso tempo, le aziende devono rispettare i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e garantire che i dati personali siano protetti in modo adeguato.

Un'archiviazione accurata delle e-mail può aiutare a rispettare gli obblighi di conservazione e a proteggere i dati personali.

Cosa richiede il GDPR per l'archiviazione delle e-mail?

Il GDPR non prescrive esplicitamente come archiviare le e-mail. Richiede però che i dati personali:

• siano trattati in modo sicuro
• siano protetti dalla perdita
• siano protetti dall'accesso non autorizzato
• siano conservati solo per il tempo necessario

Le aziende devono quindi adottare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere le e-mail conservate.

Quali e-mail vanno archiviate?

Non tutte le e-mail devono essere conservate in modo permanente.

Le e-mail tipicamente soggette a obblighi di archiviazione sono:

• Fatture
• Preventivi
• Conferme d'ordine
• Contratti
• Corrispondenza commerciale
• Documenti rilevanti ai fini fiscali

Le e-mail private dei dipendenti sono soggette a norme diverse e vanno trattate separatamente.

Le difficoltà dell'archiviazione delle e-mail

Molte aziende si affidano esclusivamente al proprio provider di posta.

Questo può comportare dei rischi:

• messaggi eliminati per errore
• cambi di provider
• blocchi dell'account (vedi Account Gmail bloccato)
• caselle di posta piene (vedi Casella piena: salva le e-mail e libera spazio)
• perdita di dati
• mancanza di un'archiviazione a lungo termine

Un'archiviazione locale aggiuntiva può aiutare a mantenere disponibili a lungo i messaggi importanti.

I vantaggi dell'archiviazione locale delle e-mail

Più controllo sui dati

Le e-mail si trovano sul tuo dispositivo o nella tua infrastruttura.

Protezione dalla dipendenza dal provider

Le aziende restano indipendenti dai singoli provider cloud.

Ricerche più rapide

Gli archivi ricercabili permettono di ritrovare in fretta i messaggi più vecchi.

Disponibilità a lungo termine

I documenti importanti restano accessibili anche dopo molti anni.

Archiviare account Gmail, Outlook e IMAP

Oggi molte aziende usano:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Server IMAP propri

Una soluzione di archiviazione attuale dovrebbe quindi supportare diversi sistemi di posta e permettere un'archiviazione centralizzata.

GDPR e sicurezza dei dati

Quando si conservano dati personali, le aziende dovrebbero prestare particolare attenzione ai seguenti punti:

• Protezione dell'accesso tramite account utente
• Password sicure
• Trasmissione dei dati cifrata
• Backup regolari dei dati
• Protezione dall'accesso non autorizzato
• Processi documentati

L'attuazione concreta dipende dalle dimensioni dell'azienda e dalle sue esigenze specifiche.

Un esempio: luogo di archiviazione, volume e concetto di cancellazione

L'archivio dello sviluppatore contiene 81.638 e-mail di 6 account. Si trova sul suo computer, senza caricamenti e senza un account presso Mail Archive.

Dove si trova l'archivio lo scegli durante la configurazione: sul computer o su un'unità a tua scelta. Chi ha accesso a quel computer o a quell'unità può leggere le e-mail. La protezione dell'accesso e la cifratura del disco restano quindi un compito del sistema operativo e della tua organizzazione. La cartella dell'archivio puoi includerla nel tuo backup normale.

Per la cancellazione, la versione Business offre la pulizia dei dati dopo una scadenza: le e-mail vengono rimosse automaticamente dall'archivio quando il loro periodo di conservazione è terminato. Questo può aiutare le aziende ad applicare un concetto di cancellazione. Quali termini valgano è una questione da chiarire con il tuo commercialista.

Di serie Mail Archive si limita a leggere e non elimina nulla presso il provider, a meno che tu non lo attivi esplicitamente. L'app è uno strumento, non una garanzia: non sostituisce né una procedura né una consulenza.

Archiviare le e-mail in locale con Mail Archive

Mail Archive permette di archiviare account Gmail, Outlook e IMAP direttamente sul Mac.

Le funzioni principali:

• Archiviazione locale delle e-mail
• Archiviazione degli allegati
• Ricerca full-text veloce
• Supporto di più account
• Salvataggio dei dati a lungo termine
• Indipendenza dai provider cloud

Così gli utenti mantengono il controllo dei messaggi archiviati e possono accedere alle informazioni importanti in qualsiasi momento.

Conclusione

Un'archiviazione accurata delle e-mail è una componente importante dei processi aziendali moderni. Le aziende devono spesso conservare per molti anni le e-mail rilevanti per l'attività e, allo stesso tempo, garantire la protezione dei dati personali.

Una soluzione di archiviazione locale può aiutare a mantenere disponibili a lungo i messaggi importanti, a migliorare il controllo sui propri dati e a ridurre la dipendenza dai singoli provider cloud.