E-Mail-Archivierung und DSGVO: Was Unternehmen beachten müssen

Warum spielt die DSGVO bei der E-Mail-Archivierung eine Rolle?

E-Mails gehören heute zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln in Unternehmen. Rechnungen, Verträge, Angebote und zahlreiche weitere geschäftsrelevante Informationen werden täglich per E-Mail versendet und empfangen.

Gleichzeitig müssen Unternehmen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen und sicherstellen, dass personenbezogene Daten angemessen geschützt werden.

Eine sorgfältige E-Mail-Archivierung kann dabei helfen, Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und personenbezogene Daten zu schützen.

Was verlangt die DSGVO bei der E-Mail-Archivierung?

Die DSGVO schreibt nicht ausdrücklich vor, wie E-Mails archiviert werden müssen. Sie verlangt jedoch, dass personenbezogene Daten:

• sicher verarbeitet werden
• vor Verlust geschützt werden
• vor unbefugtem Zugriff geschützt werden
• nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich ist

Unternehmen müssen daher geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um gespeicherte E-Mails zu schützen.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Nicht jede E-Mail muss dauerhaft gespeichert werden.

Typische archivierungspflichtige E-Mails sind:

• Rechnungen
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Verträge
• Geschäftskorrespondenz
• Steuerrelevante Dokumente

Private E-Mails von Mitarbeitern unterliegen anderen Regelungen und sollten gesondert behandelt werden.

Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung

Viele Unternehmen verlassen sich ausschließlich auf ihren E-Mail-Anbieter.

Dies kann Risiken mit sich bringen:

• versehentlich gelöschte Nachrichten
• Anbieterwechsel
• Kontosperrungen
• Datenverlust
• fehlende Langzeitarchivierung

Eine zusätzliche lokale Archivierung kann dabei helfen, wichtige Nachrichten langfristig verfügbar zu halten.

Vorteile einer lokalen E-Mail-Archivierung

Mehr Kontrolle über die Daten

Die E-Mails befinden sich auf dem eigenen Gerät oder in der eigenen Infrastruktur.

Schutz vor Anbieterabhängigkeit

Unternehmen bleiben unabhängig von einzelnen Cloud-Anbietern.

Schnellere Recherche

Durchsuchbare Archive ermöglichen das schnelle Auffinden älterer Nachrichten.

Langfristige Verfügbarkeit

Wichtige Dokumente bleiben auch nach vielen Jahren zugänglich.

Gmail, Outlook und IMAP-Konten archivieren

Viele Unternehmen nutzen heute:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Eigene IMAP-Server

Eine moderne Archivierungslösung sollte deshalb verschiedene E-Mail-Systeme unterstützen und eine zentrale Archivierung ermöglichen.

DSGVO und Datensicherheit

Bei der Speicherung personenbezogener Daten sollten Unternehmen insbesondere auf folgende Punkte achten:

• Zugriffsschutz durch Benutzerkonten
• Sichere Passwörter
• Verschlüsselte Datenübertragung
• Regelmäßige Datensicherungen
• Schutz vor unbefugtem Zugriff
• Dokumentierte Prozesse

Die konkrete Umsetzung hängt von der Unternehmensgröße und den jeweiligen Anforderungen ab.

Ein Beispiel: Speicherort, Umfang und Löschkonzept

Das Archiv des Entwicklers umfasst 81.638 E-Mails aus 6 Konten. Es liegt auf dem eigenen Rechner, ohne Upload und ohne Konto bei Mail Archive.

Wo das Archiv liegt, wählst du beim Einrichten: auf dem Rechner oder auf einem Laufwerk deiner Wahl. Wer Zugriff auf diesen Rechner oder dieses Laufwerk hat, kann die E-Mails lesen. Zugriffsschutz und Verschlüsselung der Festplatte bleiben deshalb Aufgabe des Betriebssystems und deiner Organisation. Den Archivordner kannst du in dein normales Backup aufnehmen.

Für das Löschen gibt es in der Business-Version die Datenbereinigung nach Frist: E-Mails werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch aus dem Archiv entfernt. Das kann Unternehmen dabei unterstützen, ein Löschkonzept umzusetzen. Welche Fristen gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Mail Archive liest standardmäßig nur und löscht beim Anbieter nichts, solange du das nicht ausdrücklich einschaltest. Die App ist ein Werkzeug und keine Zusicherung: Sie ersetzt weder ein Verfahren noch eine Beratung.

E-Mails lokal archivieren mit Mail Archive

Mail Archive ermöglicht die Archivierung von Gmail-, Outlook- und IMAP-Konten direkt auf dem Mac.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Lokale Speicherung von E-Mails
• Archivierung von Anhängen
• Schnelle Volltextsuche
• Unterstützung mehrerer Konten
• Langfristige Datensicherung
• Unabhängigkeit von Cloud-Anbietern

Damit behalten Nutzer die Kontrolle über ihre archivierten Nachrichten und können jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen.

Fazit

Eine sorgfältige E-Mail-Archivierung ist ein wichtiger Bestandteil moderner Unternehmensprozesse. Unternehmen müssen geschäftsrelevante E-Mails häufig über viele Jahre aufbewahren und gleichzeitig den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen.

Eine lokale Archivierungslösung kann dabei helfen, wichtige Nachrichten langfristig verfügbar zu halten, die Kontrolle über die eigenen Daten zu verbessern und die Abhängigkeit von einzelnen Cloud-Anbietern zu reduzieren.