Gmailのメールをローカルに保存：データの管理を手元に

なぜGmailのメールをローカルに保存するのですか

Gmailは、世界でもっとも人気のあるメールサービスのひとつです。多くの方が、仕事にもプライベートにも、毎日Googleアカウントを頼りにしています。それでも、Gmailのメールをローカルに保存する理由はいくつもあります。

メッセージをクラウドだけに置いている人は、ひとつのプロバイダに完全に依存しています。ローカルにアーカイブすれば、データの管理を手元に残せて、インターネットに接続できないときも大切なメールを開けます。

Gmailのメールをローカルに保存する利点

Googleに依存しない

Gmailのメールをローカルに保存すれば、Googleのインフラだけに頼らずに済みます。メッセージは、自分のパソコンや記憶媒体にも保存されます。

長期のアーカイブ

大切な書類、請求書、契約書、業務上のやり取りを、何年も安全に保管できます。

すばやいアクセス

ローカルのアーカイブなら、メールが大量にあっても、とくに速い全文検索ができることがよくあります。

データのプライバシー

機密性の高い情報は、クラウドだけに置くのではなく、自分のデバイスに保存したいと考える方が多くいます。

Gmailのメールをローカルに保存する方法

Google Takeout

Googleは、Google Takeoutでメールをエクスポートする機能を提供しています。メッセージは、アーカイブファイルとして保存されます。

長所：

• 無料
• Googleが直接提供している

短所：

• 使いやすい検索機能がない
• 自動で更新されない
• 定期的なアーカイブには一部しか向かない

メールソフト

Apple Mail、Outlook、Thunderbirdなどのソフトは、IMAPでGmailアカウントに接続し、メッセージをローカルに同期できます。

長所：

• 使い慣れたソフト
• 一部はオフラインでも使える

短所：

• 長期のアーカイブを目的に作られていない
• メールボックスが大きいと、動作が重くなることがある

専用のアーカイブソリューション

Gmailのメールをローカルに長く保存したい方には、専用のアーカイブソフトのほうが、ずっと使いやすくなります。

代表的な機能：

• IMAPによる接続
• すべてのメッセージをローカルに保存
• 添付ファイルのアーカイブ
• すべてのメールを対象にした全文検索
• データの長期バックアップ

MacでGmailのメールをローカルに保存

Macを使う方は、Googleに依存せずにGmailのメッセージをアーカイブする簡単な方法を探していることがよくあります。

Mail Archiveなら、GmailアカウントをIMAPで直接接続できます。メッセージは自分のMacに保存され、いつでも検索やアーカイブに使えます。

主な機能は次のとおりです。

• Gmailをアーカイブ
• Outlookをアーカイブ
• IMAPアカウントをアーカイブ
• クラウドではなくローカルに保存
• 高速な全文検索
• 大切なメッセージの長期アーカイブ

Mail ArchiveでGmailを設定する：手順

Mail Archiveは、Gmailアカウントに直接接続して、メッセージを自分のディスクに取り込みます。手順は次のとおりです。

1. メールアドレスを入力します。「Auto-detect」がサーバーとポートを見つけ、「Test connection」が、何かを保存する前に接続を確かめます。
2. フォルダと開始日を設定します。たとえば、すべてのフォルダを2015年から、または受信トレイだけを今日から。
3. 添付ファイルをファイルとして保存します。これは任意で、設定のときに選びます。

既定では、Mail Archiveは読み取りだけを行います。メッセージはGoogleに残ります。自分で明示的にオンにした場合にだけ、アプリはメールボックスの容量を空けるために、アーカイブしたメッセージをサーバー上で削除済みにします。

まとめ

Gmailのメールをローカルに保存したい方は、データの管理、プライバシー、大切な情報の長期的な保護という面で利点があります。

たまのバックアップなら簡単なエクスポートで足りますが、専用のアーカイブソリューションのほうがはるかに使いやすく、メールが大量にあっても検索しやすくなります。

とくにフリーランス、企業、団体、大切なメールを持つ個人にとって、ローカルでのアーカイブはクラウドでの保存を補う賢い方法になることがあります。