Arquivamento de e-mails e GDPR: o que as empresas precisam saber

Por que o GDPR importa no arquivamento de e-mails?

Hoje, os e-mails estão entre os meios de comunicação mais importantes nas empresas. Faturas, contratos, orçamentos e muitas outras informações relevantes para o negócio são enviados e recebidos por e-mail todos os dias.

Ao mesmo tempo, as empresas precisam atender às exigências do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da UE e garantir que os dados pessoais estejam protegidos de forma adequada.

Um arquivamento de e-mails feito com cuidado pode ajudar a cumprir obrigações de guarda e a proteger dados pessoais.

O que o GDPR exige no arquivamento de e-mails?

O GDPR não prescreve expressamente como os e-mails devem ser arquivados. Ele exige, porém, que os dados pessoais:

• sejam tratados com segurança
• estejam protegidos contra perda
• estejam protegidos contra acesso não autorizado
• sejam guardados apenas pelo tempo necessário

Por isso, as empresas precisam adotar medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os e-mails guardados.

Quais e-mails precisam ser arquivados?

Nem todo e-mail precisa ser guardado para sempre.

E-mails típicos sujeitos a obrigações de arquivamento são:

• Faturas
• Orçamentos
• Confirmações de pedido
• Contratos
• Correspondência comercial
• Documentos relevantes para fins fiscais

E-mails particulares de funcionários estão sujeitos a regras diferentes e devem ser tratados separadamente.

Desafios no arquivamento de e-mails

Muitas empresas dependem exclusivamente do seu provedor de e-mail.

Isso pode trazer riscos:

• mensagens apagadas por engano
• troca de provedor
• bloqueios de conta (veja Conta do Gmail bloqueada)
• caixas postais cheias (veja Caixa postal cheia: faça backup dos e-mails e libere espaço)
• perda de dados
• falta de arquivamento de longo prazo

Um arquivamento local adicional pode ajudar a manter mensagens importantes disponíveis por muito tempo.

Vantagens do arquivamento local de e-mails

Mais controle sobre os dados

Os e-mails ficam no seu próprio dispositivo ou na sua própria infraestrutura.

Proteção contra a dependência do provedor

As empresas continuam independentes de provedores de nuvem específicos.

Pesquisa mais rápida

Arquivos pesquisáveis permitem encontrar rapidamente mensagens mais antigas.

Disponibilidade de longo prazo

Documentos importantes continuam acessíveis mesmo depois de muitos anos.

Arquivar contas do Gmail, do Outlook e IMAP

Hoje, muitas empresas usam:

• Gmail
• Microsoft Outlook
• Microsoft 365
• Servidores IMAP próprios

Uma solução de arquivamento atual deve, portanto, oferecer suporte a vários sistemas de e-mail e permitir o arquivamento centralizado.

GDPR e segurança dos dados

Ao guardar dados pessoais, as empresas devem prestar atenção especial aos seguintes pontos:

• Proteção de acesso por meio de contas de usuário
• Senhas seguras
• Transmissão de dados criptografada
• Backups de dados regulares
• Proteção contra acesso não autorizado
• Processos documentados

A implementação concreta depende do tamanho da empresa e das suas necessidades específicas.

Um exemplo: local de armazenamento, volume e conceito de exclusão

O arquivo do próprio desenvolvedor contém 81.638 e-mails de 6 contas. Ele fica no computador dele, sem upload e sem conta no Mail Archive.

Você escolhe onde o arquivo fica durante a configuração: no computador ou em um disco à sua escolha. Quem tiver acesso a esse computador ou disco pode ler os e-mails. A proteção de acesso e a criptografia do disco continuam, portanto, sendo tarefa do sistema operacional e da sua organização. Você pode incluir a pasta do arquivo no seu backup normal.

Para a exclusão, a versão Business oferece a limpeza de dados após o prazo: os e-mails são removidos do arquivo automaticamente quando o prazo de guarda deles termina. Isso pode ajudar as empresas a colocar em prática um conceito de exclusão. Quais prazos valem é algo a esclarecer com o seu contador.

Por padrão, o Mail Archive só lê e não exclui nada no provedor, a menos que você ative isso expressamente. O app é uma ferramenta, não uma garantia: ele não substitui um procedimento nem uma consultoria.

Arquivar e-mails localmente com o Mail Archive

O Mail Archive permite arquivar contas do Gmail, do Outlook e IMAP diretamente no Mac.

Os principais recursos:

• Armazenamento local de e-mails
• Arquivamento de anexos
• Busca em texto completo rápida
• Suporte a várias contas
• Backup de dados de longo prazo
• Independência de provedores de nuvem

Assim, os usuários mantêm o controle das mensagens arquivadas e podem acessar informações importantes a qualquer momento.

Conclusão

Um arquivamento de e-mails feito com cuidado é um componente importante dos processos empresariais atuais. As empresas muitas vezes precisam guardar e-mails relevantes para o negócio por muitos anos e, ao mesmo tempo, garantir a proteção dos dados pessoais.

Uma solução de arquivamento local pode ajudar a manter mensagens importantes disponíveis por muito tempo, melhorar o controle sobre os próprios dados e reduzir a dependência de provedores de nuvem específicos.