メールはどのくらい保存する必要がありますか

企業や個人事業主、団体の多くが、こう自問します。メールはどのくらい保存する必要があるのか。答えは、メッセージの内容によって変わります。ドイツでは、業務に関わるメールに法定の保存期間があり、これを厳守しなければなりません。

ご注意ください。この記事が説明するのは、ドイツの法的状況です。保存期間は国によって異なり、EU域内でも同じではありません。事業や納税義務が別の国にある場合は、その国の期間を確認し、現地の税理士または所管の官公庁にご相談ください。

メールは業務上の記録にあたりますか

はい。メールには、税務上・法律上重要な書類が含まれることがあるため、従来のビジネスレターと同じように扱われることが多くあります。

たとえば次のようなものです。

• 請求書
• 見積書
• 注文確認書
• 契約書
• 支払いの証明
• 業務上のやり取り
• 税務上重要な書類

決め手になるのは形式ではなく、メールの内容です。

ドイツではどの保存期間が適用されますか

6年間の保存

次の書類は、原則として少なくとも6年間保存しなければなりません。

• 商業書簡（Handelsbriefe）
• 業務書簡（Geschäftsbriefe）
• 見積依頼
• 注文確認書
• 一般的な業務上のやり取り

8年間の保存

会計証憑（Buchungsbelege）の保存期間は、2025年1月1日から原則として8年です。それまでは10年でした。対象は次のとおりです。

• 請求書
• 会計証憑

10年間の保存

次の書類は、原則として引き続き10年間保存しなければなりません。

• 帳簿と記録
• 年度決算書

2026年10月時点。法的根拠は、ドイツ租税基本法（Abgabenordnung、AO）第147条とドイツ商法典（Handelsgesetzbuch、HGB）第257条で、2025年から第4次官僚主義負担軽減法（Viertes Bürokratieentlastungsgesetz）による改正後の内容が適用されています。これは法律上の助言ではありません。ご自身の事業にどの期間が当てはまるかは、税理士にご確認ください。他の国では、その国の規定が適用されます。

こうした書類の多くが今ではメールで送られるため、保存義務は対応するメッセージと添付ファイルにも及びます。

期間はいつ始まりますか

期間は原則として、そのメールを受信または送信した暦年の終わりに始まります。

例を挙げます。

請求書を2025年3月15日にメールで受け取ったとします。

保存期間は2025年12月31日に始まります。

8年間の保存義務がある場合、そのメールは早くても2033年12月31日より前には削除できません。

メールを印刷すれば足りますか

たいていの場合、足りません。

請求書やその他の業務上重要な書類を電子的に受け取ったときは、電子の形で保存しておくべきです。

印刷しただけでは、デジタルの元ファイルの代わりにならないことがよくあります。

アーカイブにはどんな要件がありますか

業務メールは、次のようにしておくべきです。

• 全体を省略せずに保存する
• いつでも呼び出せる
• 読める状態を保つ
• 紛失から守る
• 長期にわたって利用できるようにする

そのため、多くの企業は、保存をメールの受信トレイだけに頼らず、専用のアーカイブソリューションを使っています。

なぜアーカイブが大切なのですか

多くの方は、GmailやOutlookなどのクラウドサービスだけに頼っています。

そこから問題が生じることがあります。

• 誤って削除したメール
• プロバイダの変更
• アカウントのロック（Gmailアカウントのロックを参照）
• メールボックスの容量超過
• データの消失

ローカルのアーカイブは追加の安心になり、大切なメッセージを何年あとでも使える状態に保ちます。

メールをローカルにアーカイブ

業務メールを長く保存したい方は、ローカルでのアーカイブを追加で行うことを検討してください。

Mail Archiveを使うと、Gmail、Outlook、IMAPアカウントをMac上にアーカイブできます。メッセージはローカルに保存され、それぞれのメールプロバイダとは関係なく読める状態が続きます。

主な利点は次のとおりです。

• すべてのメールをローカルに保存
• 添付ファイルのアーカイブ
• 高速な全文検索
• データの長期バックアップ
• クラウドプロバイダに依存しない

まとめ

ドイツでは、業務に関わるメールに6年、8年または10年の保存義務がかかることがよくあります。大切な書類の多くが今ではデジタルだけで届くため、確実なアーカイブの重要性は高まっています。

メールをローカルにアーカイブすることは、大切なメッセージを長期にわたって保管し、保存義務を果たし、必要な情報にいつでもアクセスするのに役立つことがあります。

別の国の法律が適用される方は、その国の保存期間を確認してください。ここに挙げた期間は、ドイツのものです。