Archiwizacja e-maili a RODO: co powinny wiedzieć firmy

Dlaczego RODO ma znaczenie przy archiwizacji e-maili?

E-maile należą dziś do najważniejszych środków komunikacji w firmach. Faktury, umowy, oferty i wiele innych informacji istotnych dla działalności jest codziennie wysyłanych i odbieranych e-mailem.

Jednocześnie firmy muszą spełniać wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i dbać o odpowiednią ochronę danych osobowych.

Staranna archiwizacja e-maili może pomóc w spełnieniu obowiązków przechowywania i w ochronie danych osobowych.

Czego RODO wymaga przy archiwizacji e-maili?

RODO nie określa wprost, jak należy archiwizować e-maile. Wymaga jednak, by dane osobowe:

• były przetwarzane w bezpieczny sposób
• były chronione przed utratą
• były chronione przed nieuprawnionym dostępem
• były przechowywane tylko tak długo, jak to konieczne

Firmy muszą więc stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by chronić przechowywane e-maile.

Które e-maile trzeba archiwizować?

Nie każdy e-mail trzeba przechowywać na stałe.

Typowe e-maile podlegające obowiązkom archiwizacji to:

• faktury
• oferty
• potwierdzenia zamówień
• umowy
• korespondencja handlowa
• dokumenty istotne podatkowo

Prywatne e-maile pracowników podlegają innym przepisom i należy się z nimi obchodzić osobno.

Wyzwania przy archiwizacji e-maili

Wiele firm polega wyłącznie na swoim dostawcy poczty.

Może to wiązać się z ryzykiem:

• przypadkowo usunięte wiadomości
• zmiany dostawcy
• zablokowanie konta (zobacz Konto Gmail zablokowane)
• pełne skrzynki (zobacz Skrzynka pełna: zrób kopię e-maili i zwolnij miejsce)
• utrata danych
• brak archiwizacji długoterminowej

Dodatkowa archiwizacja lokalna może pomóc w utrzymaniu ważnych wiadomości dostępnych przez długi czas.

Zalety lokalnej archiwizacji e-maili

Większa kontrola nad danymi

E-maile leżą na twoim własnym urządzeniu albo w twojej własnej infrastrukturze.

Ochrona przed zależnością od dostawcy

Firmy pozostają niezależne od pojedynczych dostawców chmury.

Szybsze wyszukiwanie

Archiwa z wyszukiwarką pozwalają szybko odnaleźć starsze wiadomości.

Dostępność w długim okresie

Ważne dokumenty pozostają dostępne nawet po wielu latach.

Archiwizuj konta Gmail, Outlook i IMAP

Wiele firm korzysta dziś z:

• Gmaila
• Microsoft Outlooka
• Microsoft 365
• własnych serwerów IMAP

Nowoczesne rozwiązanie do archiwizacji powinno więc obsługiwać różne systemy poczty i umożliwiać centralną archiwizację.

RODO a bezpieczeństwo danych

Przy przechowywaniu danych osobowych firmy powinny zwrócić szczególną uwagę na następujące punkty:

• ochrona dostępu przez konta użytkowników
• bezpieczne hasła
• szyfrowana transmisja danych
• regularne kopie zapasowe
• ochrona przed nieuprawnionym dostępem
• udokumentowane procesy

Konkretne wdrożenie zależy od wielkości firmy i jej szczególnych wymagań.

Przykład: miejsce zapisu, wielkość i koncepcja usuwania

Archiwum samego autora zawiera 81 638 e-maili z 6 kont. Leży na jego własnym komputerze, bez przesyłania do sieci i bez konta w Mail Archive.

Miejsce, w którym leży archiwum, wybierasz podczas konfiguracji: na komputerze albo na wybranym dysku. Kto ma dostęp do tego komputera lub dysku, może czytać e-maile. Ochrona dostępu i szyfrowanie dysku pozostają więc zadaniem systemu operacyjnego i twojej organizacji. Folder archiwum możesz włączyć do swojej zwykłej kopii zapasowej.

Jeśli chodzi o usuwanie, wersja Business oferuje porządkowanie danych po upływie terminu: e-maile są automatycznie usuwane z archiwum, gdy minie ich okres przechowywania. Może to pomóc firmom w zastosowaniu koncepcji usuwania w praktyce. To, jakie okresy obowiązują, wyjaśnij ze swoim doradcą podatkowym.

Domyślnie Mail Archive tylko czyta i niczego nie usuwa u dostawcy, chyba że wyraźnie to włączysz. Aplikacja jest narzędziem, a nie gwarancją: nie zastępuje ani procedury, ani porady.

Archiwizuj e-maile lokalnie za pomocą Mail Archive

Mail Archive umożliwia archiwizację kont Gmail, Outlook i IMAP bezpośrednio na Macu.

Najważniejsze funkcje:

• lokalny zapis e-maili
• archiwizacja załączników
• szybkie wyszukiwanie pełnotekstowe
• obsługa wielu kont
• trwałe zabezpieczenie danych
• niezależność od dostawców chmury

Dzięki temu użytkownicy zachowują kontrolę nad zarchiwizowanymi wiadomościami i mogą w każdej chwili sięgnąć po ważne informacje.

Podsumowanie

Staranna archiwizacja e-maili jest ważnym elementem nowoczesnych procesów w firmie. Firmy muszą często przechowywać e-maile istotne dla działalności przez wiele lat, a jednocześnie zapewnić ochronę danych osobowych.

Lokalne rozwiązanie do archiwizacji może pomóc w utrzymaniu ważnych wiadomości dostępnych przez długi czas, zwiększyć kontrolę nad własnymi danymi i zmniejszyć zależność od pojedynczych dostawców chmury.