E-mails archiveren op de Mac: eenvoudig, lokaal, zonder abonnement

Wie zelfstandig ondernemer is, een bedrijf runt of een vereniging beheert, kent het probleem: in de loop der jaren stapelen zich duizenden e-mails op. Facturen, offertes, contracten en belangrijke correspondentie verdwijnen uiteindelijk in overvolle mailboxen. Tegelijk gelden er in veel gevallen wettelijke bewaarplichten.

Juist daarom heb ik de app Mail Archive ontwikkeld.

Het probleem met het archiveren van e-mail

Veel mensen vertrouwen volledig op Gmail, Outlook of andere clouddiensten. In het dagelijks leven gaat dat meestal prima, maar het heeft ook nadelen:

• Afhankelijkheid van de betreffende provider
• Het risico dat berichten per ongeluk worden verwijderd
• Beperkte opslagruimte
• Moeilijk archiveren voor de lange termijn
• Hoge kosten van veel cloudoplossingen

Vooral zelfstandigen en bedrijven hebben een manier nodig om zakelijke e-mails langdurig te bewaren en snel terug te vinden als dat nodig is.

Waarom ik Mail Archive heb ontwikkeld

Toen ik naar een eenvoudige oplossing zocht, merkte ik dat veel bestaande systemen:

• ingewikkeld in te richten zijn
• hoge doorlopende kosten veroorzaken
• uitsluitend op clouddiensten draaien
• vaak te groot zijn voor kleine bedrijven

Daarom is Mail Archive ontstaan.

Mijn doel was software die:

• eenvoudig te gebruiken is
• lokaal op je eigen computer werkt
• zonder abonnement te gebruiken is
• ook voor kleinere bedrijven betaalbaar blijft

Zo werkt Mail Archive

Na de installatie stel je het gewenste e-mailaccount in.

Onder andere deze worden ondersteund:

• Gmail
• Outlook
• Microsoft 365
• IMAP-accounts
• Eigen mailservers

Het instellen gaat stap voor stap met een assistent.

Daarna kies je:

• Welke mappen worden gearchiveerd
• Vanaf welke datum e-mails worden geïmporteerd
• Waar de gegevens worden opgeslagen

Lokale opslag in plaats van de cloud

Een belangrijk voordeel van Mail Archive is de lokale opslag.

E-mails worden rechtstreeks op je eigen Mac opgeslagen. Zo houd je altijd de controle over je gegevens en ben je niet afhankelijk van een cloudprovider.

Desgewenst kunnen ook bijlagen apart worden opgeslagen.

Gratis proefversie

Voordat je een licentie koopt, kun je de software gratis uitproberen.

Zo kun je controleren:

• Of de verbinding met je e-mailprovider werkt
• Welke mappen beschikbaar zijn
• Hoe het archiveren verloopt

Pas als alles naar wens werkt, hoef je te upgraden.

De prijzen

Pro-versie

Voor een eenmalig bedrag van € 14,99 kun je een onbeperkt aantal e-mails archiveren.

Geen maandelijkse kosten.

Geen abonnement.

Business-versie

De Business-versie is bedoeld voor bedrijven en professionele gebruikers.

Extra functies:

• E-mails in bulk exporteren
• Uitgebreidere archiveringsopties
• Gebruik op zakelijk niveau

Nieuw: Mail Archive nu ook voor Windows

Mail Archive is oorspronkelijk ontwikkeld voor macOS.

De applicatie is nu ook voor Windows beschikbaar, zodat nog meer mensen op een eenvoudige manier lokaal e-mails kunnen archiveren.

Bekijk de video-instructie

In mijn YouTube-video laat ik stap voor stap zien hoe je alles instelt:

• Installatie
• Account koppelen
• Mappen kiezen
• Synchronisatie
• E-mails exporteren
• Prijsopties
• Back-upinstellingen

Mail Archive downloaden

Waar Mail Archive voor dient, en waarvoor niet

Mail Archive is een lokale archiveringsapp. De app bewaart e-mails met hun bijlagen op je eigen schijf en maakt ze doorzoekbaar.

Het is geen gecertificeerd archiefsysteem en het vervangt geen advies. Of en hoe e-mails fiscaal of handelsrechtelijk bewaard moeten worden, hangt af van het bedrijf. Bespreek dat met je belastingadviseur.

Lokale opslag is een kopie. Maak dus ook een back-up van je archief, bijvoorbeeld met een regelmatige back-up naar een externe schijf. Is je mailbox vol en wil je ruimte vrijmaken? Lees dan Mailbox vol: e-mails back-uppen en ruimte vrijmaken.

De actuele Mac-versie vind je direct in de App Store:

Voor Mac downloaden

Conclusie

Met Mail Archive wilde ik een eenvoudige en betaalbare oplossing maken om e-mails blijvend lokaal te archiveren.

Zonder ingewikkelde servers.

Zonder dure cloudabonnementen.

Zonder maandelijkse kosten.

Vooral voor zelfstandigen, verenigingen en kleinere bedrijven biedt Mail Archive een eenvoudige manier om belangrijke e-mails veilig langdurig te bewaren en op elk moment terug te vinden.

Heb je vragen, wensen of verbetersuggesties? Ik hoor graag van je.