Per quanto tempo bisogna conservare le e-mail?

Molte aziende, liberi professionisti e associazioni si chiedono: per quanto tempo vanno conservate le e-mail? La risposta dipende dal contenuto del messaggio. In Germania per le e-mail rilevanti per l'attività valgono termini legali di conservazione, che vanno rispettati con rigore.

Importante: questo articolo descrive la situazione giuridica in Germania. Altri paesi, anche all'interno dell'UE, hanno termini di conservazione diversi. Se la tua attività o il tuo obbligo fiscale si trovano in un altro paese, osserva i termini di quel paese e verificali con un consulente fiscale locale o con l'autorità competente.

Le e-mail contano come documenti commerciali?

Sì. Le e-mail possono contenere documenti rilevanti dal punto di vista fiscale e giuridico e vengono perciò spesso trattate come le lettere commerciali tradizionali.

Ecco alcuni esempi:

• Fatture
• Preventivi
• Conferme d'ordine
• Contratti
• Prove di pagamento
• Corrispondenza commerciale
• Documenti rilevanti ai fini fiscali

Conta il contenuto dell'e-mail, non la forma.

Quali termini di conservazione valgono in Germania?

Conservazione per 6 anni

I seguenti documenti vanno in genere conservati per almeno sei anni:

• Lettere commerciali
• Lettere d'affari
• Richieste di preventivo
• Conferme d'ordine
• Corrispondenza commerciale in generale

Conservazione per 8 anni

Per i documenti contabili (Buchungsbelege) il termine è in genere di otto anni dal 1° gennaio 2025, mentre prima era di dieci. Ne fanno parte:

• Fatture
• Documenti contabili

Conservazione per 10 anni

I seguenti documenti vanno in genere ancora conservati per dieci anni:

• Libri e registrazioni
• Bilanci d'esercizio

Situazione a ottobre 2026. La base giuridica è il § 147 della Abgabenordnung (AO, codice tributario tedesco) e il § 257 dell'Handelsgesetzbuch (HGB, codice commerciale tedesco), nella versione modificata dal Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (quarta legge tedesca per la riduzione della burocrazia) dal 2025. Questa non è una consulenza legale. Chiarisci con il tuo consulente fiscale quali termini valgono per la tua attività. Negli altri paesi valgono le norme locali.

Poiché oggi molti di questi documenti vengono inviati per e-mail, l'obbligo di conservazione vale anche per i messaggi e gli allegati corrispondenti.

Da quando decorre il termine?

Il termine decorre in genere dalla fine dell'anno solare in cui l'e-mail è stata ricevuta o inviata.

Esempio:

Il 15 marzo 2025 arriva una fattura per e-mail.

Il termine di conservazione inizia il 31 dicembre 2025.

Con un obbligo di conservazione di otto anni, l'e-mail quindi non può essere eliminata prima del 31 dicembre 2033.

Basta una stampa dell'e-mail?

Nella maggior parte dei casi no.

Se una fattura o un altro documento commerciale rilevante arriva in forma elettronica, andrebbe conservata la forma elettronica.

Una stampa da sola spesso non sostituisce il file digitale originale.

Quali requisiti valgono per l'archiviazione?

Le e-mail aziendali dovrebbero:

• essere conservate per intero
• poter essere consultate in qualsiasi momento
• restare leggibili
• essere protette dalla perdita
• restare disponibili a lungo termine

Per questo molte aziende usano soluzioni di archiviazione specifiche, invece di affidarsi solo alla casella di posta per conservare i messaggi.

Perché l'archiviazione è importante?

Molti utenti si affidano esclusivamente a Gmail, Outlook o ad altri servizi cloud.

Questo può causare problemi:

• e-mail eliminate per errore
• cambi di provider
• account bloccati (vedi Account Gmail bloccato)
• caselle di posta piene
• perdita di dati

L'archiviazione locale offre una protezione in più e fa sì che i messaggi importanti restino disponibili anche dopo anni.

Archiviare le e-mail in locale

Chi vuole conservare a lungo le proprie e-mail aziendali dovrebbe prendere in considerazione un'archiviazione locale aggiuntiva.

Con Mail Archive si possono archiviare sul Mac gli account Gmail, Outlook e IMAP. I messaggi vengono salvati in locale e restano disponibili indipendentemente dal rispettivo provider di posta.

I vantaggi principali:

• Archiviazione locale di tutte le e-mail
• Archiviazione degli allegati
• Ricerca full-text veloce
• Salvataggio dei dati a lungo termine
• Indipendenza dai provider cloud

Conclusione

In Germania le e-mail rilevanti per l'attività sono spesso soggette a un obbligo di conservazione di sei, otto o dieci anni. Poiché oggi molti documenti importanti vengono inviati solo in forma digitale, un'archiviazione affidabile diventa sempre più importante.

L'archiviazione locale delle e-mail può aiutare a mettere al sicuro i messaggi importanti a lungo termine, a rispettare gli obblighi di conservazione e a consultare le informazioni rilevanti in qualsiasi momento.

Se per te vale la legge di un altro paese, verifica lì i termini di conservazione. I termini indicati qui sono quelli tedeschi.