Casella piena: salva le e-mail e libera spazio

In breve: se la tua casella è piena, prima salva ciò che vuoi conservare e solo dopo elimina. Con Gmail, e-mail, Drive e Foto condividono fino a 15 GB, secondo Google. Quando il limite è raggiunto, la posta non può più arrivare. L'ordine sicuro: trova gli allegati grandi, archivia in locale, controlla che l'archivio sia completo, poi elimina sul server e svuota il cestino.

Cosa succede quando la casella è piena?

Con Gmail conta lo spazio dell'intero account Google: Gmail, Google Drive e Google Foto condividono fino a 15 GB, secondo Google (aggiornato a ottobre 2026). Quando il limite è raggiunto, non puoi più inviare né ricevere e-mail, e i messaggi che ti vengono inviati tornano al mittente. L'accesso continua a funzionare.

Gli altri provider hanno limiti propri, che trovi nella tua area clienti. I passaggi seguenti valgono allo stesso modo anche lì, i numeri no.

Importante se resti oltre il limite: Google afferma che i contenuti possono essere rimossi se la quota è superata da più di due anni. Prima di allora vieni avvisato almeno tre mesi prima, per e-mail e nei prodotti Google. Una copia locale vale allora ancora di più.

Come scopro cosa occupa lo spazio?

Di solito sono pochi messaggi grandi con allegati, non la massa dei testi. Google indica come esempio la ricerca has:attachment larger:10M nel campo di ricerca di Gmail. Mostra i messaggi con allegati sopra i 10 MB. Controlla anche la sezione «Spazio di archiviazione» in Google Drive: elenca i file per dimensione, e spesso lì c'è più roba che nella casella di posta.

Come salvo le e-mail prima di eliminarle?

Non eliminare nulla che potrebbe servirti in seguito (fatture, contratti, corrispondenza). Ecco come fare:

1. Collega l'account in Mail Archive. L'app rileva da sola le impostazioni del server per Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de e altri provider con IMAP o POP3.
2. Scegli le cartelle e una data di inizio. Per spostare fuori solo la posta più vecchia, scegli il periodo di conseguenza. L'app salva gli allegati come file separati.
3. Lascia che archivi. Di serie l'app si limita a leggere; i tuoi messaggi restano invariati presso il tuo provider.
4. Fai un controllo a campione. Apri nell'archivio alcuni messaggi con allegati ed esegui una ricerca full-text per un termine che conosci. La ricerca funziona in tutti gli account, anche offline.
5. Fai il backup dell'archivio stesso, per esempio su un secondo disco o nel backup del tuo computer. Una copia locale non sostituisce un backup.

Come libero spazio dopo?

Dopo aver controllato che l'archivio sia completo, ci sono due strade:

• Eliminare a mano presso il provider. Elimina i messaggi grandi che hai già archiviato. Poi svuota le cartelle cestino e spam: secondo Google è il modo più rapido, perché gli elementi in quelle cartelle contano ancora per il limite finché non vengono eliminati definitivamente.
• Segnare come eliminati i messaggi archiviati in Mail Archive. È un'opzione da attivare esplicitamente; di serie è disattivata. L'app segna allora i messaggi archiviati come eliminati sul server e libera spazio nella casella di posta. Attivala solo dopo il controllo a campione.

Dopo l'eliminazione, Google aggiorna la visualizzazione dello spazio dopo un po'. Con moltissimi file eliminati possono volerci circa 48-72 ore, secondo Google.

Non conviene semplicemente comprare più spazio?

È una possibilità. Google offre degli abbonamenti tramite Google One. Il problema: continua a costare, e la casella continua a riempirsi. Un archivio locale è un pagamento unico e sposta la posta vecchia fuori una volta per tutte. Cosa conviene di più dipende da quanto spesso ti serve la posta vecchia e da quanto in fretta cresce la tua casella.

Come evito che succeda di nuovo?

• Sposta fuori la posta una volta all'anno: tutto ciò che ha più di un anno va nell'archivio e fuori dalla casella.
• Newsletter e notifiche: annulla l'iscrizione oppure eliminale automaticamente con un filtro.
• Non lasciare gli allegati nella posta: Mail Archive li salva come file separati, quindi non ti servono più nella casella.
• Posta aziendale: fatture e contratti hanno dei termini di conservazione. Leggi Per quanto tempo bisogna conservare le e-mail? e chiedi al tuo consulente fiscale prima di eliminare qualcosa.

Altre guide: Salvare le e-mail di Gmail in locale e Account Gmail bloccato: come recuperare le tue e-mail.

Quale versione fa per te?

Per provare basta la versione gratuita (1 account, 20 e-mail, senza limite di tempo). Per una casella piena serve di più: Pro (14,99 €, pagamento unico) archivia un numero illimitato di e-mail da un massimo di 6 account. Pro Plus (39,99 €, pagamento unico) consente 8 account e aggiunge la panoramica delle fatture elettroniche e l'accesso IA; è disponibile per Mac, per Windows seguirà. Business (129,99 €, pagamento unico) è pensato per aziende e associazioni con molti account e comprende l'esportazione in blocco e la pulizia automatica dopo il periodo di conservazione. Tutte le differenze sono nella pagina dei prezzi; l'app è disponibile per Mac e Windows.

Mail Archive non è un sistema di archiviazione certificato e non sostituisce una consulenza fiscale o legale.

Domande frequenti

Cosa faccio quando lo spazio di Gmail è pieno?

Cerca gli allegati grandi, archivia in locale ciò che conta, poi elimina e svuota cestino e spam. In alternativa acquista più spazio con Google One.

Posso eliminare le e-mail e conservarle comunque?

Sì, se prima le archivi in locale e hai controllato l'archivio. Dopo puoi eliminarle presso il provider; la copia resta leggibile e ricercabile sul tuo computer.

Mail Archive elimina le mie e-mail?

No, a meno che tu non attivi esplicitamente l'opzione per segnare come eliminati i messaggi archiviati. Di serie l'app si limita a leggere.

Perché lo spazio risulta ancora pieno dopo aver eliminato?

Gli elementi eliminati continuano a contare finché cestino e spam non vengono svuotati. Inoltre Google aggiorna la visualizzazione con un ritardo, circa 48-72 ore per molti file.

Informazioni su Google aggiornate a ottobre 2026, basate sulle pagine di aiuto ufficiali di Google sullo spazio di archiviazione di Gmail e sul limite di spazio dell'Account Google. Google può modificare limiti e procedure.