Salvare le e-mail di Gmail in locale: come mantenere il controllo dei tuoi dati

Perché salvare le e-mail di Gmail in locale?

Gmail è uno dei servizi di posta più diffusi al mondo. Molti utenti usano ogni giorno il proprio account Google per la comunicazione di lavoro e personale. Eppure ci sono buoni motivi per salvare le e-mail di Gmail in locale.

Chi conserva i propri messaggi solo nel cloud dipende completamente da un unico provider. Archiviando in locale mantieni il controllo dei tuoi dati e puoi accedere alle e-mail importanti anche quando non c'è una connessione a internet.

I vantaggi di salvare le e-mail di Gmail in locale

Indipendenza da Google

Chi salva in locale le e-mail di Gmail non dipende esclusivamente dall'infrastruttura di Google. I tuoi messaggi sono conservati in più anche sul tuo computer o su un supporto di archiviazione tuo.

Archiviazione a lungo termine

Documenti importanti, fatture, contratti e corrispondenza commerciale possono essere conservati in sicurezza per molti anni.

Accesso rapido

Gli archivi locali permettono spesso una ricerca full-text particolarmente veloce, anche con grandi raccolte di e-mail.

Privacy dei dati

Molti utenti preferiscono tenere le informazioni sensibili sul proprio dispositivo, invece di lasciarle solo nel cloud.

I modi per salvare le e-mail di Gmail in locale

Google Takeout

Google offre la possibilità di esportare le e-mail con Google Takeout. I messaggi vengono salvati in un file di archivio.

Vantaggi:

• Gratuito
• Offerto direttamente da Google

Svantaggi:

• Nessuna comoda funzione di ricerca
• Nessun aggiornamento automatico
• Adatto solo in parte a un'archiviazione regolare

Programmi di posta

Programmi come Apple Mail, Outlook o Thunderbird possono collegare gli account Gmail via IMAP e sincronizzare i messaggi in locale.

Vantaggi:

• Programmi già familiari
• Accesso offline parziale

Svantaggi:

• Non pensati in modo specifico per l'archiviazione a lungo termine
• Le caselle di posta grandi possono rallentare i programmi

Soluzioni di archiviazione specifiche

Per chi vuole conservare in modo permanente le proprie e-mail di Gmail in locale, i programmi di archiviazione specifici offrono molta più comodità.

Funzioni tipiche:

• Collegamento via IMAP
• Archiviazione locale di tutti i messaggi
• Archiviazione degli allegati
• Ricerca full-text in tutte le e-mail
• Salvataggio dei dati a lungo termine

Salvare le e-mail di Gmail in locale sul Mac

Chi usa un Mac cerca spesso un modo semplice per archiviare i propri messaggi Gmail indipendentemente da Google.

Con Mail Archive gli account Gmail si collegano direttamente via IMAP. I messaggi vengono salvati sul tuo Mac e sono sempre disponibili per la ricerca e l'archiviazione.

Le funzioni principali:

• Archiviare Gmail
• Archiviare Outlook
• Archiviare account IMAP
• Archiviazione locale invece del cloud
• Ricerca full-text veloce
• Archiviazione a lungo termine dei messaggi importanti

Configurare Gmail in Mail Archive: come funziona

Mail Archive si collega direttamente al tuo account Gmail e scarica i messaggi sul tuo disco. Ecco come:

1. Inserisci il tuo indirizzo e-mail. «Auto-detect» trova server e porta, «Test connection» verifica il collegamento prima che venga salvato qualcosa.
2. Imposta le cartelle e una data di inizio. Per esempio tutte le cartelle dal 2015, oppure solo la posta in arrivo da oggi.
3. Salva gli allegati come file. È facoltativo e si sceglie durante la configurazione.

Di serie Mail Archive si limita a leggere: i tuoi messaggi restano presso Google. Solo se lo attivi esplicitamente, l'app segna i messaggi archiviati come eliminati sul server per liberare spazio nella casella di posta.

Conclusione

Chi vuole salvare le e-mail di Gmail in locale ottiene più controllo, una migliore privacy dei dati e una protezione a lungo termine delle informazioni importanti.

Per i backup occasionali bastano semplici soluzioni di esportazione, mentre le soluzioni di archiviazione specifiche offrono molta più comodità e una ricerca molto migliore nelle grandi raccolte di e-mail.

Soprattutto per chi lavora in proprio, per le aziende, le associazioni e i privati con e-mail importanti, l'archiviazione locale può essere un valido complemento al cloud.