Cambiare provider di posta senza perdere le e-mail

In breve: quando cambi provider di posta, salva prima in locale tutti i vecchi messaggi e chiudi il vecchio account solo dopo. Configura il nuovo indirizzo, inoltra la nuova posta, avvisa i tuoi contatti, archivia completamente la vecchia casella e fai un controllo a campione. Solo allora rinuncia al vecchio account.

Come cambio provider di posta senza perdere nulla?

Un cambio va male quando il vecchio account viene chiuso prima che la vecchia posta sia al sicuro altrove. Per questo l'ordine conta:

1. Configura il nuovo account e prova il nuovo indirizzo.
2. Archivia in locale la vecchia casella (vedi sotto) finché funziona ancora.
3. Inoltra la nuova posta in modo che nulla vada perso durante la transizione.
4. Aggiorna contatti e servizi: negozi online, banche, assicurazioni, newsletter e portali della pubblica amministrazione spesso usano ancora il vecchio indirizzo.
5. Controlla l'archivio e solo dopo chiudi o elimina il vecchio account.

Come salvo in locale la vecchia casella?

1. Collega l'account in Mail Archive. L'app rileva da sola le impostazioni del server per Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, GMX, Web.de e altri provider con IMAP o POP3.
2. Scegli le cartelle e una data di inizio. Per un cambio di solito vuoi tutto: posta in arrivo, inviata e le tue cartelle. L'app salva gli allegati come file separati.
3. Lascia che archivi. Di serie l'app si limita a leggere; presso il tuo provider non cambia nulla.
4. Fai un controllo a campione. Apri alcuni messaggi più vecchi con allegati ed esegui una ricerca full-text per un termine che conosci. La ricerca funziona in tutti gli account, anche offline.
5. Fai il backup dell'archivio stesso, per esempio su un secondo disco. Una copia locale non sostituisce un backup.

Posso spostare le vecchie e-mail nella nuova casella?

Dipende dal nuovo provider. Mail Archive crea un archivio locale ma non scrive i messaggi nella nuova casella. Fuori dall'app ci sono due strade usuali:

• La funzione di importazione del nuovo provider, se ce l'ha. Controlla nella sua guida quali fonti e formati supporta.
• Un programma di posta con entrambi gli account via IMAP: collega il vecchio e il nuovo account e trascina le cartelle da uno all'altro. Le caselle grandi richiedono tempo, e la connessione non deve cadere.

Se ti servano davvero le vecchie e-mail nella nuova casella è una domanda lecita: molte persone consultano i vecchi messaggi solo ogni tanto. In quel caso l'archivio locale ricercabile basta e la nuova casella resta leggera (vedi anche Casella piena).

Come inoltro le nuove e-mail dal vecchio account?

La maggior parte dei provider offre l'inoltro o una risposta automatica che rimanda al nuovo indirizzo. Per Gmail, Google descrive l'inoltro automatico in Impostazioni, «Inoltro e POP/IMAP»: aggiungi l'indirizzo di destinazione, lo confermi con il link nell'e-mail di conferma e scegli cosa fare della copia. Secondo Google vengono inoltrati i nuovi messaggi, non quelli già presenti nella casella (aggiornato a ottobre 2026). Salva quindi la vecchia posta come descritto sopra.

E i contatti e il calendario?

Mail Archive salva le e-mail e i loro allegati. Contatti e calendari non fanno parte dell'archivio: esportali con la funzione del tuo vecchio provider prima di chiudere l'account.

Quando posso chiudere il vecchio account?

• L'archivio è completo e controllato a campione.
• Esiste un secondo backup dell'archivio.
• I mittenti e i servizi importanti conoscono il nuovo indirizzo. Due o tre mesi di sovrapposizione sono una regola pratica sensata, non un obbligo.
• Hai letto le condizioni di chiusura e cancellazione del vecchio provider.

La posta aziendale è soggetta a termini di conservazione. Leggi Per quanto tempo bisogna conservare le e-mail? e chiedi al tuo consulente fiscale prima di eliminare qualcosa. Se un account è già bloccato, vedi Account Gmail bloccato; per gli archivi Gmail vedi Salvare le e-mail di Gmail in locale.

Quale versione fa per te?

Per provare basta la versione gratuita (1 account, 20 e-mail, senza limite di tempo). Per un'intera casella serve Pro (14,99 €, pagamento unico): e-mail illimitate da un massimo di 6 account. Pro Plus (39,99 €, pagamento unico) consente 8 account e aggiunge la panoramica delle fatture elettroniche e l'accesso IA; è disponibile per Mac, per Windows seguirà. Business (129,99 €, pagamento unico) è pensato per aziende e associazioni con molti account, per esempio quando un intero team cambia provider, e comprende l'esportazione in blocco e la pulizia automatica dopo il periodo di conservazione. Tutte le differenze sono nella pagina dei prezzi; l'app è disponibile per Mac e Windows.

Mail Archive non è un sistema di archiviazione certificato e non sostituisce una consulenza fiscale o legale.

Domande frequenti

Posso portare le mie e-mail al nuovo provider?

Sì, ma non con Mail Archive da sola: l'app conserva una copia locale ma non la trasferisce nella casella del nuovo provider. Usa la funzione di importazione del nuovo provider o un programma di posta che collega entrambi gli account via IMAP. L'archivio locale resta il tuo backup.

Per quanto tempo devo tenere il vecchio account?

Almeno finché l'archivio non è controllato e tutti i mittenti importanti conoscono il nuovo indirizzo. Per quanto tempo il vecchio provider conserva un account dopo la chiusura è indicato nelle sue condizioni.

L'inoltro invia anche le vecchie e-mail?

Per Gmail, la guida di Google descrive solo i nuovi messaggi. Salva le vecchie e-mail separatamente.

La versione gratuita basta per il backup?

Per provare sì (1 account, 20 e-mail). Per un'intera casella serve Pro (14,99 €, pagamento unico) con e-mail illimitate.

Informazioni su Google aggiornate a ottobre 2026, basate sulla pagina di aiuto ufficiale di Google sull'inoltro automatico in Gmail (support.google.com/mail/answer/10957). I provider possono modificare le procedure.