Archiviare le e-mail di Outlook: come conservare per sempre i messaggi importanti

Perché archiviare le e-mail di Outlook?

Microsoft Outlook è una delle soluzioni di posta più diffuse al mondo. Privati e aziende usano Outlook ogni giorno per comunicare, gestire gli appuntamenti e organizzare i documenti.

Col tempo, però, si accumulano migliaia di e-mail. I messaggi importanti, le fatture, i contratti o le richieste dei clienti andrebbero conservati a lungo, per poterli consultare in qualsiasi momento.

Archiviare le e-mail di Outlook significa più ordine, ricerche più rapide e una sicurezza in più.

I vantaggi dell'archiviazione di Outlook

Salvataggio dei dati a lungo termine

Le e-mail importanti restano disponibili anche dopo molti anni.

Protezione dalla perdita di dati

Un'archiviazione aggiuntiva protegge dai messaggi eliminati per errore e dai problemi con l'account e-mail.

Ricerca più rapida

Gli archivi ricercabili permettono di ritrovare in fretta i vecchi messaggi e i loro allegati.

Indipendenza dal provider

Le e-mail archiviate restano disponibili anche se l'account Outlook originale cambia o non viene più usato.

Quali account Outlook si possono archiviare?

A seconda dell'uso, si utilizzano diverse varianti di Outlook:

• Outlook.com
• Microsoft 365
• Exchange Online
• Account IMAP in Outlook
• Account Outlook aziendali

Una soluzione di archiviazione attuale dovrebbe supportare diversi tipi di account e conservare i messaggi in un unico posto.

Salvare le e-mail di Outlook in locale

Molti utenti non vogliono tenere le proprie e-mail solo nel cloud.

I motivi sono:

• Privacy dei dati
• Archiviazione a lungo termine
• Obblighi legali di conservazione
• Ricerca locale più rapida
• Un backup dei dati in più

L'archiviazione locale permette agli utenti di mantenere il controllo dei propri dati.

Quando conviene archiviare le e-mail di Outlook?

L'archiviazione è particolarmente consigliata per:

• caselle di posta molto grandi
• corrispondenza commerciale di lunga data
• contatti importanti con i clienti
• documenti rilevanti ai fini fiscali
• comunicazioni di associazioni e club

Quanto prima si imposta un'archiviazione ordinata, tanto più facile resta gestire grandi raccolte di e-mail.

Archiviare le e-mail di Outlook con Mail Archive

Mail Archive permette di archiviare gli account Outlook su Mac e Windows.

Le e-mail vengono salvate in locale e si possono cercare in qualsiasi momento.

Funzioni principali:

• Archiviare Outlook
• Archiviare Gmail
• Archiviare account IMAP
• Archiviazione locale delle e-mail
• Archiviazione degli allegati
• Ricerca full-text veloce
• Supporto di più account
• Salvataggio dei dati a lungo termine

Come configurare un account Outlook in Mail Archive

I passaggi sono gli stessi per Outlook.com, Microsoft 365 e i tuoi server IMAP e bastano pochi minuti:

1. Aggiungi l'account. Inserisci il tuo indirizzo e-mail, il nome visualizzato e la password.
2. Lascia rilevare il server. «Auto-detect» trova server e porta, «Test connection» verifica il collegamento prima che venga salvato qualcosa.
3. Scegli le cartelle e una data di inizio. Solo la posta in arrivo o tutte le cartelle, da oggi o dal 2015. L'elenco delle cartelle si può aggiornare dal server in qualsiasi momento.
4. Se vuoi, salva gli allegati come file. Fatture e contratti si trovano allora come file separati nella cartella dell'archivio e si aprono direttamente.

Dopodiché l'account compare nella panoramica degli account, insieme all'ora dell'ultima sincronizzazione.

Esempio: ritrovare la fattura di un fornitore

Il campo di ricerca copre mittente, destinatario, oggetto, testo e nomi degli allegati in tutti gli account insieme. I risultati sono in ordine di pertinenza e mostrano la data e un segno per gli allegati. La ricerca gira su un indice locale e funziona anche senza connessione a internet.

Ricerca full-text in tutti i messaggi di Outlook

Quando il numero di messaggi archiviati cresce, una buona funzione di ricerca diventa sempre più importante.

La ricerca full-text integrata permette di cercare:

• per mittente
• per destinatario
• per oggetto
• per allegati
• qualsiasi parola all'interno delle e-mail

Così si possono ritrovare in pochi secondi anche i messaggi più vecchi.

L'archiviazione di Outlook per le aziende

Le aziende traggono un vantaggio particolare da un'archiviazione ordinata:

• La comunicazione storica con i clienti resta disponibile
• I documenti importanti si ritrovano in fretta
• Le raccolte di e-mail restano ben organizzate
• La conservazione a lungo termine diventa più facile

Soprattutto con più caselle di posta, un'archiviazione centrale aiuta a non perdere la visione d'insieme.

L'archiviazione di Outlook per i privati

Anche i privati traggono vantaggio dall'archiviazione:

• Salvare le fatture
• Conservare i documenti di viaggio
• Archiviare i contratti
• Conservare a lungo la corrispondenza personale

Così le informazioni importanti restano sempre accessibili.

Conclusione

Archiviare le e-mail di Outlook protegge dalla perdita le informazioni importanti e, allo stesso tempo, mette più ordine nella casella di posta.

L'archiviazione locale offre una sicurezza in più, una ricerca più rapida e l'accesso a lungo termine ai messaggi importanti.

Con Mail Archive si possono archiviare account Outlook, Gmail e IMAP su Mac e Windows e cercarvi dentro comodamente. Così le e-mail importanti restano disponibili in modo permanente, indipendentemente dal rispettivo provider di posta.