Mailbox vol: e-mails back-uppen en ruimte vrijmaken

Kort gezegd: Is je mailbox vol, maak dan eerst een back-up van wat je wilt houden en verwijder pas daarna. Bij Gmail delen e-mail, Drive en Foto's volgens Google samen maximaal 15 GB. Zodra de limiet is bereikt, kan er geen e-mail meer binnenkomen. De veilige volgorde: grote bijlagen opsporen, lokaal archiveren, controleren of het archief compleet is, dan op de server verwijderen en de prullenbak legen.

Wat gebeurt er als je mailbox vol is?

Bij Gmail telt de opslag van het hele Google-account mee: Gmail, Google Drive en Google Foto's delen volgens Google samen maximaal 15 GB (stand oktober 2026). Zodra de limiet is bereikt, kun je geen e-mail meer verzenden of ontvangen, en berichten die aan je worden gestuurd, gaan terug naar de afzender. Inloggen blijft gewoon werken.

Andere providers hebben hun eigen limieten, die je in je klantaccount vindt. De stappen hieronder gelden daar op dezelfde manier, de getallen niet.

Belangrijk als je boven de limiet blijft: Google zegt dat inhoud kan worden verwijderd als de opslagruimte langer dan twee jaar is overschreden. Daarvoor word je minstens drie maanden vooraf per e-mail en in Google-producten gewaarschuwd. Een lokale kopie is dan extra waardevol.

Hoe zie ik wat de ruimte inneemt?

Meestal zijn het enkele grote berichten met bijlagen, niet de massa aan tekst. Google noemt de zoekopdracht has:attachment larger:10M in het zoekvak van Gmail als voorbeeld. Die toont berichten met bijlagen van meer dan 10 MB. Kijk ook in het gedeelte “Opslag” van Google Drive: daar staan bestanden op grootte, en vaak staat daar meer dan in de mailbox.

Hoe maak ik een back-up van e-mails voordat ik ze verwijder?

Verwijder niets wat je later nog nodig kunt hebben (facturen, contracten, correspondentie). Zo ga je te werk:

1. Koppel het account in Mail Archive. De app herkent de serverinstellingen voor Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de en andere providers met IMAP of POP3 automatisch.
2. Kies mappen en een startdatum. Wil je alleen oudere e-mail verplaatsen, kies dan de periode dienovereenkomstig. De app slaat bijlagen op als losse bestanden.
3. Laat het archiveren. Standaard leest de app alleen; je berichten blijven ongewijzigd bij je provider staan.
4. Controleer steekproefsgewijs. Open een paar berichten met bijlagen in het archief en zoek in de volledige tekst naar een term die je kent. Zoeken werkt in alle accounts, ook offline.
5. Maak ook een back-up van het archief zelf, bijvoorbeeld naar een tweede schijf of in de back-up van je computer. Een lokale kopie vervangt geen back-up.

Hoe maak ik daarna ruimte vrij?

Heb je gecontroleerd dat het archief compleet is, dan zijn er twee manieren:

• Met de hand verwijderen bij je provider. Verwijder de grote berichten die je al hebt gearchiveerd. Leeg daarna de mappen met de prullenbak en de spam: volgens Google is dat de snelste manier, omdat items in die mappen nog meetellen voor de limiet zolang ze niet definitief zijn verwijderd.
• Gearchiveerde berichten in Mail Archive als verwijderd markeren. Dit is een optie die je uitdrukkelijk moet inschakelen; standaard staat ze uit. De app markeert gearchiveerde berichten dan op de server als verwijderd en maakt ruimte vrij in de mailbox. Schakel de optie pas in na de steekproef.

Na het verwijderen werkt Google de weergave van de opslag na korte tijd bij. Bij heel veel verwijderde bestanden kan dat volgens Google ongeveer 48 tot 72 uur duren.

Kan ik niet gewoon meer opslagruimte kopen?

Dat is een mogelijkheid. Google biedt abonnementen aan via Google One. Het addertje: het blijft geld kosten en de mailbox blijft vollopen. Een lokaal archief is een eenmalige betaling en haalt de oude e-mail definitief uit de mailbox. Wat beter past, hangt ervan af of je oude e-mail regelmatig nodig hebt en hoe snel je mailbox groeit.

Hoe voorkom ik dit de volgende keer?

• Haal e-mail één keer per jaar uit de mailbox: alles wat ouder is dan een jaar gaat naar het archief en uit de mailbox.
• Nieuwsbrieven en meldingen: meld je af of verwijder ze automatisch met een filter.
• Laat bijlagen niet in de e-mail staan: Mail Archive slaat ze op als losse bestanden, dus je hebt ze niet meer nodig in de mailbox.
• Zakelijke e-mail: voor facturen en contracten gelden bewaartermijnen. Lees Hoe lang moet je e-mails bewaren? en vraag je belastingadviseur om advies voordat je iets verwijdert.

Meer handleidingen: Gmail-e-mails lokaal opslaan en Gmail-account geblokkeerd: zo kom je weer aan je e-mails.

Welke versie past?

Om het uit te proberen volstaat de gratis versie (1 account, 20 e-mails, geen tijdslimiet). Voor een volle mailbox heb je meer nodig: Pro (€ 14,99, eenmalig) archiveert onbeperkt e-mails van maximaal 6 accounts. Pro Plus (€ 39,99, eenmalig) staat 8 accounts toe en voegt het overzicht van e-facturen en AI-toegang toe; het is beschikbaar voor Mac, Windows volgt. Business (€ 129,99, eenmalig) is bedoeld voor bedrijven en verenigingen met veel accounts en bevat bulkexport en automatisch opruimen na de bewaartermijn. Alle verschillen staan op de prijzenpagina; de app is beschikbaar voor Mac en Windows.

Mail Archive is geen gecertificeerd archiefsysteem en vervangt geen fiscaal of rechtsadvies.

Veelgestelde vragen

Wat doe ik als de opslag van Gmail vol is?

Zoek naar grote bijlagen, archiveer wat belangrijk is lokaal, verwijder daarna en leeg de prullenbak en de spam. Je kunt ook meer opslagruimte kopen via Google One.

Kan ik e-mails verwijderen en toch bewaren?

Ja, als je ze eerst lokaal archiveert en het archief hebt gecontroleerd. Daarna kun je ze bij je provider verwijderen; de kopie blijft leesbaar en doorzoekbaar op je computer.

Verwijdert Mail Archive mijn e-mails?

Nee, tenzij je de optie om gearchiveerde berichten als verwijderd te markeren uitdrukkelijk inschakelt. Standaard leest de app alleen.

Waarom is de opslag na het verwijderen nog steeds vol?

Verwijderde items blijven meetellen totdat de prullenbak en de spam zijn geleegd. Google werkt de weergave bovendien met vertraging bij, bij veel bestanden ongeveer 48 tot 72 uur.

Informatie van Google per oktober 2026, gebaseerd op de officiële helppagina's van Google over de opslag van Gmail en de opslaglimiet van het Google-account. Google kan limieten en processen wijzigen.