Van e-mailprovider wisselen zonder e-mails te verliezen

Kort gezegd: Als je van e-mailprovider wisselt, maak dan eerst lokaal een back-up van alle oude berichten en zeg het oude account pas daarna op. Richt het nieuwe adres in, stuur nieuwe e-mail door, informeer je contacten, archiveer de oude mailbox volledig en controleer steekproefsgewijs. Pas dan geef je het oude account op.

Hoe wissel ik van e-mailprovider zonder iets kwijt te raken?

Een overstap gaat mis als het oude account wordt opgezegd voordat de oude e-mail ergens anders veilig staat. De volgorde is dus belangrijk:

1. Richt het nieuwe account in en test het nieuwe adres.
2. Archiveer de oude mailbox lokaal (zie hieronder) zolang die nog werkt.
3. Stuur nieuwe e-mail door, zodat er tijdens de overgang niets verloren gaat.
4. Werk contacten en diensten bij: webshops, banken, verzekeraars, nieuwsbrieven en overheidsportalen gebruiken vaak nog het oude adres.
5. Controleer het archief en zeg het oude account pas daarna op of verwijder het.

Hoe maak ik lokaal een back-up van de oude mailbox?

1. Koppel het account in Mail Archive. De app herkent de serverinstellingen voor Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, GMX, Web.de en andere providers met IMAP of POP3 automatisch.
2. Kies mappen en een startdatum. Bij een overstap wil je meestal alles: postvak IN, verzonden items en je eigen mappen. De app slaat bijlagen op als losse bestanden.
3. Laat het archiveren. Standaard leest de app alleen; er verandert niets bij je provider.
4. Controleer steekproefsgewijs. Open oudere berichten met bijlagen en zoek in de volledige tekst naar een term die je kent. Zoeken werkt in alle accounts, ook offline.
5. Maak ook een back-up van het archief zelf, bijvoorbeeld naar een tweede schijf. Een lokale kopie vervangt geen back-up.

Kan ik oude e-mails overzetten naar de nieuwe mailbox?

Dat hangt van de nieuwe provider af. Mail Archive bouwt een lokaal archief op, maar schrijft geen berichten naar de nieuwe mailbox. Buiten de app zijn er twee gebruikelijke manieren:

• De importfunctie van de nieuwe provider, als die er is. Kijk in de help welke bronnen en formaten worden ondersteund.
• Een e-mailprogramma met beide accounts via IMAP: koppel het oude en het nieuwe account en sleep mappen over. Grote mailboxen kosten tijd en de verbinding mag niet wegvallen.

Of je de oude e-mail überhaupt in de nieuwe mailbox nodig hebt, is een terechte vraag: veel mensen zoeken maar af en toe een oud bericht op. Dan volstaat het doorzoekbare lokale archief en blijft de nieuwe mailbox slank (zie ook Mailbox vol).

Hoe stuur ik nieuwe e-mails van het oude account door?

De meeste providers bieden doorsturen of een automatisch antwoord dat naar het nieuwe adres verwijst. Bij Gmail beschrijft Google het automatisch doorsturen onder Instellingen, “Doorsturen en POP/IMAP”: je voegt het doeladres toe, bevestigt het met de link in de bevestigingsmail en kiest wat er met de kopie gebeurt. Volgens Google worden zo nieuwe berichten doorgestuurd, niet de berichten die al in de mailbox staan (stand oktober 2026). Maak dus een back-up van oude e-mail zoals hierboven beschreven.

Hoe zit het met contacten en agenda?

Mail Archive maakt een back-up van e-mails en hun bijlagen. Contacten en agenda's maken geen deel uit van het archief; exporteer ze met de eigen functie van je oude provider voordat je opzegt.

Wanneer kan ik het oude account opzeggen?

• Het archief is compleet en steekproefsgewijs gecontroleerd.
• Er is een tweede back-up van het archief.
• Belangrijke afzenders en diensten kennen het nieuwe adres. Twee tot drie maanden overlap is een verstandige vuistregel, geen vereiste.
• Je hebt de opzeg- en verwijdervoorwaarden van de oude provider gelezen.

Zakelijke e-mail valt onder bewaartermijnen. Lees Hoe lang moet je e-mails bewaren? en vraag je belastingadviseur om advies voordat je iets verwijdert. Is een account al geblokkeerd, zie dan Gmail-account geblokkeerd; voor Gmail-archieven zie Gmail-e-mails lokaal opslaan.

Welke versie past?

Om het uit te proberen volstaat de gratis versie (1 account, 20 e-mails, geen tijdslimiet). Voor een hele mailbox heb je Pro nodig (€ 14,99, eenmalig): onbeperkt e-mails van maximaal 6 accounts. Pro Plus (€ 39,99, eenmalig) staat 8 accounts toe en voegt het overzicht van e-facturen en AI-toegang toe; het is beschikbaar voor Mac, Windows volgt. Business (€ 129,99, eenmalig) is bedoeld voor bedrijven en verenigingen met veel accounts, bijvoorbeeld als een heel team van provider wisselt, en bevat bulkexport en automatisch opruimen na de bewaartermijn. Alle verschillen staan op de prijzenpagina; de app is beschikbaar voor Mac en Windows.

Mail Archive is geen gecertificeerd archiefsysteem en vervangt geen fiscaal of rechtsadvies.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn e-mails meenemen naar de nieuwe provider?

Ja, maar niet met Mail Archive alleen: de app bewaart een lokale kopie, maar zet die niet over naar de mailbox van de nieuwe provider. Gebruik de importfunctie van de nieuwe provider of een e-mailprogramma dat beide accounts via IMAP koppelt. Het lokale archief blijft je back-up.

Hoe lang moet ik het oude account houden?

Minstens tot het archief is gecontroleerd en alle belangrijke afzenders het nieuwe adres kennen. Hoe lang de oude provider een account na opzegging bewaart, staat in de voorwaarden.

Worden bij doorsturen ook oude e-mails verzonden?

Bij Gmail beschrijft de help van Google alleen nieuwe berichten. Maak van oude e-mails apart een back-up.

Is de gratis versie genoeg voor een back-up?

Om het uit te proberen wel (1 account, 20 e-mails). Voor een hele mailbox heb je Pro (€ 14,99, eenmalig) nodig, met onbeperkt e-mails.

Informatie van Google per oktober 2026, gebaseerd op de officiële helppagina van Google over automatisch doorsturen in Gmail (support.google.com/mail/answer/10957). Providers kunnen processen wijzigen.