Hoe lang moet je e-mails bewaren?

Veel bedrijven, zelfstandigen en verenigingen vragen zich af: hoe lang moeten e-mails worden bewaard? Het antwoord hangt af van de inhoud van het bericht. In Duitsland gelden voor zakelijk relevante e-mails wettelijke bewaartermijnen, die strikt moeten worden nageleefd.

Belangrijk: dit artikel beschrijft de wettelijke situatie in Duitsland. Andere landen hanteren andere bewaartermijnen, ook binnen de EU. Zit je bedrijf of je belastingplicht in een ander land, houd dan de termijnen van dat land aan en laat ze controleren door een plaatselijke belastingadviseur of de bevoegde instantie.

Tellen e-mails als zakelijke stukken?

Ja. E-mails kunnen fiscaal en rechtens relevante documenten bevatten en worden daarom vaak net zo behandeld als traditionele zakelijke brieven.

Voorbeelden zijn:

• Facturen
• Offertes
• Orderbevestigingen
• Contracten
• Betalingsbewijzen
• Zakelijke correspondentie
• Fiscaal relevante documenten

Niet de vorm telt, maar de inhoud van de e-mail.

Welke bewaartermijnen gelden in Duitsland?

Bewaartermijn van 6 jaar

De volgende documenten moeten in principe minstens zes jaar worden bewaard:

• Handelsbrieven
• Zakelijke brieven
• Offerteaanvragen
• Orderbevestigingen
• Algemene zakelijke correspondentie

Bewaartermijn van 8 jaar

Voor boekingsstukken (Buchungsbelege) bedraagt de termijn in principe sinds 1 januari 2025 acht jaar, tegen eerder tien. Daaronder vallen:

• Facturen
• Boekingsstukken

Bewaartermijn van 10 jaar

De volgende documenten moeten in principe nog steeds tien jaar worden bewaard:

• Boeken en aantekeningen
• Jaarrekeningen

Stand oktober 2026. De wettelijke grondslag is § 147 van de Duitse Abgabenordnung (AO, de Duitse belastingwet) en § 257 van het Duitse Handelsgesetzbuch (HGB, het Duitse wetboek van koophandel), zoals gewijzigd door het Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (Vierde wet voor het verminderen van bureaucratie) sinds 2025. Dit is geen rechtsadvies. Bespreek met je belastingadviseur welke termijnen voor jouw bedrijf gelden. In andere landen gelden de plaatselijke regels.

Omdat veel van deze documenten tegenwoordig per e-mail worden verstuurd, geldt de bewaarplicht ook voor de bijbehorende berichten en bijlagen.

Wanneer gaat de termijn in?

De termijn begint in principe aan het einde van het kalenderjaar waarin de e-mail is ontvangen of verzonden.

Voorbeeld:

Op 15 maart 2025 ontvang je een factuur per e-mail.

De bewaartermijn begint op 31 december 2025.

Bij een bewaarplicht van acht jaar mag de e-mail dus op zijn vroegst na 31 december 2033 worden verwijderd.

Is een afdruk van de e-mail voldoende?

In de meeste gevallen niet.

Wordt een factuur of een ander relevant zakelijk document elektronisch ontvangen, dan hoort de elektronische vorm te worden bewaard.

Een afdruk alleen vervangt vaak het digitale originele bestand niet.

Welke eisen gelden voor het archiveren?

Zakelijke e-mails horen:

• volledig te worden opgeslagen
• op elk moment opvraagbaar te zijn
• leesbaar te blijven
• tegen verlies beschermd te zijn
• langdurig beschikbaar te blijven

Daarom gebruiken veel bedrijven gespecialiseerde archiveringsoplossingen, in plaats van uitsluitend op de inbox van hun mailprogramma te vertrouwen.

Waarom is archiveren belangrijk?

Veel gebruikers vertrouwen uitsluitend op Gmail, Outlook of andere clouddiensten.

Dat kan tot problemen leiden:

• per ongeluk verwijderde e-mails
• wisselen van provider
• geblokkeerde accounts (zie Gmail-account geblokkeerd)
• volle mailboxen
• gegevensverlies

Lokaal archiveren geeft extra zekerheid en zorgt ervoor dat belangrijke berichten ook na jaren nog beschikbaar zijn.

E-mails lokaal archiveren

Wie zijn zakelijke e-mails langdurig wil bewaren, kan beter ook lokaal archiveren.

Met Mail Archive kun je Gmail-, Outlook- en IMAP-accounts op de Mac archiveren. De berichten worden lokaal opgeslagen en blijven beschikbaar, los van de betreffende e-mailprovider.

De belangrijkste voordelen:

• Lokale opslag van alle e-mails
• Archivering van bijlagen
• Snel zoeken in de volledige tekst
• Gegevens voor de lange termijn veiliggesteld
• Onafhankelijk van cloudproviders

Conclusie

Voor zakelijk relevante e-mails geldt in Duitsland vaak een bewaarplicht van zes, acht of tien jaar. Omdat veel belangrijke documenten tegenwoordig uitsluitend digitaal worden verstuurd, wordt veilig archiveren steeds belangrijker.

Lokaal archiveren van e-mail kan helpen om belangrijke berichten langdurig veilig te stellen, aan bewaarplichten te voldoen en relevante informatie op elk moment terug te vinden.

Is het recht van een ander land op jou van toepassing, controleer dan de bewaartermijnen daar. De termijnen die hier worden genoemd, zijn de Duitse.