E-Mail-Anbieter wechseln, ohne E-Mails zu verlieren

Kurz gesagt: Wenn du den E-Mail-Anbieter wechselst, sichere zuerst alle alten Nachrichten lokal und kündige das alte Konto erst danach. Richte die neue Adresse ein, lass neue Mails weiterleiten, informiere deine Kontakte, archiviere das alte Postfach vollständig und prüfe es per Stichprobe. Erst dann gibst du das alte Konto auf.

Wie wechsle ich den E-Mail-Anbieter, ohne etwas zu verlieren?

Ein Wechsel geht schief, wenn das alte Konto gekündigt wird, bevor die Altbestände sicher woanders liegen. Die Reihenfolge ist deshalb wichtig:

1. Neues Konto einrichten und die neue Adresse testen.
2. Altes Postfach lokal archivieren (siehe unten), solange es noch funktioniert.
3. Neue Mails umleiten, damit in der Übergangszeit nichts verloren geht.
4. Kontakte und Dienste umstellen: Online-Shops, Banken, Versicherungen, Newsletter und Behördenportale kennen oft noch die alte Adresse.
5. Archiv prüfen und erst dann das alte Konto kündigen oder löschen.

Wie sichere ich das alte Postfach lokal?

1. Konto in Mail Archive verbinden. Die App erkennt die Servereinstellungen von Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, GMX, Web.de und anderen Anbietern mit IMAP oder POP3 automatisch.
2. Ordner und Startdatum wählen. Für einen Wechsel willst du meist alles: Posteingang, Gesendet und eigene Ordner. Anhänge speichert die App als eigene Dateien.
3. Archivieren lassen. Die App liest standardmäßig nur; beim Anbieter bleibt alles unverändert.
4. Stichproben prüfen. Öffne ältere Nachrichten mit Anhang und suche per Volltextsuche nach einem bekannten Begriff. Die Suche läuft über alle Konten, auch offline.
5. Archiv zusätzlich sichern, etwa auf einer zweiten Platte. Eine lokale Kopie ersetzt kein Backup.

Kann ich alte E-Mails in das neue Postfach übernehmen?

Das hängt vom neuen Anbieter ab. Mail Archive legt ein lokales Archiv an, schreibt aber keine Nachrichten in das neue Postfach. Zwei übliche Wege außerhalb der App:

• Importfunktion des neuen Anbieters, falls er eine anbietet. Sieh in dessen Hilfe nach, welche Quellen und Formate unterstützt werden.
• Mailprogramm mit beiden Konten per IMAP: Du verbindest altes und neues Konto und ziehst Ordner vom einen ins andere. Bei großen Postfächern dauert das, und die Verbindung darf nicht abbrechen.

Ob du die Altbestände überhaupt im neuen Postfach brauchst, ist eine echte Frage: Viele Menschen suchen alte Mails nur gelegentlich. Dann reicht das durchsuchbare lokale Archiv, und das neue Postfach bleibt schlank (siehe auch Postfach voll).

Wie leite ich neue E-Mails vom alten Konto weiter?

Die meisten Anbieter bieten eine Weiterleitung oder ein Abwesenheitsmodell mit Hinweis auf die neue Adresse. Bei Gmail beschreibt Google die automatische Weiterleitung unter Einstellungen, „Weiterleitung und POP/IMAP“: Du fügst die Zieladresse hinzu, bestätigst sie über den Link in der Bestätigungsmail und wählst, was mit der Kopie geschieht. Laut Google werden dabei neue Nachrichten weitergeleitet, nicht die bereits vorhandenen (Stand: Oktober 2026). Alte Mails sicherst du deshalb wie oben beschrieben.

Was ist mit Anhängen, Kontakten und Kalender?

Mail Archive sichert E-Mails und deren Anhänge. Kontakte und Kalender sind nicht Teil des Archivs; exportiere sie beim alten Anbieter über dessen eigene Funktion, bevor du kündigst.

Wann kann ich das alte Konto kündigen?

• Das Archiv ist vollständig und per Stichprobe geprüft.
• Eine zweite Sicherung des Archivs existiert.
• Wichtige Absender und Dienste kennen die neue Adresse. Zwei bis drei Monate Übergangszeit sind eine sinnvolle Faustregel, keine Vorgabe.
• Du hast die Kündigungs- und Löschbedingungen des alten Anbieters gelesen.

Für Geschäftspost gelten Aufbewahrungsfristen. Lies dazu Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden? und frag deine Steuerberatung, bevor du etwas löschst. Falls ein Konto schon gesperrt ist, hilft Gmail-Konto gesperrt; zum Gmail-Archiv siehe Gmail E-Mails lokal speichern.

Welche Version passt?

Zum Ausprobieren reicht die kostenlose Version (1 Konto, 20 E-Mails, ohne Zeitlimit). Für ein ganzes Postfach brauchst du Pro (14,99 €, einmalig): unbegrenzt viele E-Mails aus bis zu 6 Konten. Pro Plus (39,99 €, einmalig) erlaubt 8 Konten und bringt die E-Rechnungs-Übersicht und den KI-Zugriff; es ist für den Mac verfügbar, für Windows folgt es. Business (129,99 €, einmalig) ist für Firmen und Vereine mit vielen Konten gedacht, etwa wenn ein ganzes Team den Anbieter wechselt, und bringt Batch-Export und automatische Bereinigung nach Aufbewahrungsfrist. Alle Unterschiede stehen auf der Preisseite; die App gibt es für Mac und Windows.

Mail Archive ist kein zertifiziertes Archivsystem und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Kann ich meine E-Mails zum neuen Anbieter mitnehmen?

Ja, aber nicht mit Mail Archive allein: Die App legt eine lokale Kopie an, überträgt sie aber nicht in das Postfach des neuen Anbieters. Dafür nutzt du die Importfunktion des neuen Anbieters oder ein Mailprogramm, das beide Konten per IMAP verbindet. Das lokale Archiv bleibt als Sicherung bestehen.

Wie lange sollte ich das alte Konto behalten?

Mindestens, bis das Archiv geprüft ist und alle wichtigen Absender die neue Adresse kennen. Wie lange der alte Anbieter das Konto nach einer Kündigung noch vorhält, steht in seinen Bedingungen.

Leitet die Weiterleitung auch alte E-Mails weiter?

Bei Gmail nennt Google in der Hilfe nur neue Nachrichten. Alte E-Mails sicherst du deshalb separat.

Reicht die kostenlose Version zum Sichern?

Zum Ausprobieren ja (1 Konto, 20 E-Mails). Für ein ganzes Postfach brauchst du Pro (14,99 €, einmalig) mit unbegrenzt vielen E-Mails.

Stand der Angaben zu Google: Oktober 2026, nach der offiziellen Google-Hilfeseite zur automatischen Weiterleitung in Gmail (support.google.com/mail/answer/10957). Anbieter können Abläufe ändern.