Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Viele Unternehmen, Selbstständige und Vereine stellen sich die Frage: Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden? Die Antwort hängt vom Inhalt der Nachricht ab. In Deutschland gelten für geschäftsrelevante E-Mails gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die unbedingt beachtet werden sollten.

Gelten E-Mails als Geschäftsunterlagen?

Ja. E-Mails können steuerlich und rechtlich relevante Dokumente enthalten und werden daher häufig wie klassische Geschäftsbriefe behandelt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungen
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Verträge
• Zahlungsnachweise
• Geschäftliche Korrespondenz
• Steuerrelevante Unterlagen

Nicht die Form entscheidet, sondern der Inhalt der E-Mail.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

6 Jahre Aufbewahrung

Folgende Unterlagen müssen in der Regel mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden:

• Handelsbriefe
• Geschäftsbriefe
• Angebotsanfragen
• Auftragsbestätigungen
• Allgemeine geschäftliche Korrespondenz

8 Jahre Aufbewahrung

Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 in der Regel eine Frist von acht Jahren, vorher waren es zehn. Dazu zählen:

• Rechnungen
• Buchungsbelege

10 Jahre Aufbewahrung

Folgende Unterlagen müssen in der Regel weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse

Stand: Oktober 2026. Rechtsgrundlagen sind § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), seit 2025 in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes. Das ist keine Rechtsberatung. Welche Fristen für deinen Betrieb gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Da viele dieser Dokumente heute per E-Mail versendet werden, betrifft die Aufbewahrungspflicht auch die entsprechenden Nachrichten und Anhänge.

Ab wann beginnt die Frist?

Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen oder versendet wurde.

Beispiel:

Eine Rechnung wird am 15. März 2025 per E-Mail empfangen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31. Dezember 2025.

Bei einer achtjährigen Aufbewahrung darf die E-Mail somit frühestens nach dem 31. Dezember 2033 gelöscht werden.

Reicht ein Ausdruck der E-Mail aus?

In den meisten Fällen nicht.

Wird eine Rechnung oder ein anderer relevanter Geschäftsbeleg elektronisch empfangen, sollte die elektronische Form erhalten bleiben.

Ein Ausdruck allein ersetzt häufig nicht die digitale Originaldatei.

Welche Anforderungen gelten für die Archivierung?

Geschäftliche E-Mails sollten:

• vollständig gespeichert werden
• jederzeit auffindbar sein
• lesbar bleiben
• vor Verlust geschützt sein
• langfristig verfügbar sein

Deshalb setzen viele Unternehmen auf spezielle Archivierungslösungen anstelle einer ausschließlichen Speicherung im E-Mail-Postfach.

Warum ist die Archivierung wichtig?

Viele Nutzer verlassen sich ausschließlich auf Gmail, Outlook oder andere Cloud-Dienste.

Dabei können Probleme entstehen:

• versehentlich gelöschte E-Mails
• Anbieterwechsel
• gesperrte Konten
• volle Postfächer
• Datenverlust

Eine lokale Archivierung schafft zusätzliche Sicherheit und sorgt dafür, dass wichtige Nachrichten auch Jahre später noch verfügbar sind.

E-Mails lokal archivieren

Wer seine geschäftlichen E-Mails langfristig aufbewahren möchte, sollte eine zusätzliche lokale Archivierung in Betracht ziehen.

Mit Mail Archive können Gmail-, Outlook- und IMAP-Konten auf dem Mac archiviert werden. Die Nachrichten werden lokal gespeichert und bleiben unabhängig vom jeweiligen E-Mail-Anbieter verfügbar.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Lokale Speicherung aller E-Mails
• Archivierung von Anhängen
• Schnelle Volltextsuche
• Langfristige Datensicherung
• Unabhängigkeit von Cloud-Anbietern

Fazit

Geschäftlich relevante E-Mails unterliegen in Deutschland häufig einer Aufbewahrungspflicht von sechs, acht oder zehn Jahren. Da viele wichtige Dokumente heute ausschließlich digital versendet werden, gewinnt die sichere Archivierung zunehmend an Bedeutung.

Eine lokale E-Mail-Archivierung kann dabei helfen, wichtige Nachrichten langfristig zu sichern, Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und jederzeit auf relevante Informationen zuzugreifen.