Postfach voll: E-Mails sichern und Platz schaffen

Kurz gesagt: Ist dein Postfach voll, sichere zuerst, was du behalten willst, und lösche erst danach. Bei Gmail teilen sich E-Mails, Drive und Fotos laut Google bis zu 15 GB. Ist das Limit erreicht, können keine Mails mehr ankommen. Der sichere Ablauf: große Anhänge finden, lokal archivieren, prüfen, ob das Archiv vollständig ist, dann auf dem Server löschen und den Papierkorb leeren.

Was passiert, wenn das Postfach voll ist?

Bei Gmail zählt der Speicher des ganzen Google-Kontos: Gmail, Google Drive und Google Fotos teilen sich laut Google bis zu 15 GB (Stand: Oktober 2026). Ist das Limit erreicht, kannst du laut Google keine E-Mails mehr senden oder empfangen, und an dich gesendete Nachrichten werden an den Absender zurückgeschickt. Die Anmeldung bleibt möglich.

Bei anderen Anbietern gelten eigene Grenzen, die du in deinem Kundenkonto findest. Die Schritte unten passen sinngemäß auch dort, die Zahlen nicht.

Wichtig bei dauerhaftem Überschreiten: Google schreibt, dass Inhalte entfernt werden können, wenn das Kontingent seit mehr als zwei Jahren überschritten ist. Vorher wirst du mindestens drei Monate vorab per E-Mail und in den Google-Produkten benachrichtigt. Dann ist eine lokale Kopie besonders wertvoll.

Wie finde ich heraus, was den Platz belegt?

Meist sind es wenige große Nachrichten mit Anhängen, nicht die Masse der Texte. Google nennt als Beispiel die Suche has:attachment larger:10M im Gmail-Suchfeld. Damit siehst du Nachrichten mit Anhängen über 10 MB. Prüfe außerdem in Google Drive den Bereich „Speicherplatz“: Er listet Dateien nach Größe, denn dort liegt oft mehr als im Postfach.

Wie sichere ich E-Mails, bevor ich sie lösche?

Lösche nichts, was du später brauchen könntest (Rechnungen, Verträge, Korrespondenz). So gehst du vor:

1. Konto in Mail Archive verbinden. Die App erkennt die Servereinstellungen von Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de und anderen Anbietern mit IMAP oder POP3 automatisch.
2. Ordner und Startdatum wählen. Willst du nur ältere Mails auslagern, wähle den Zeitraum entsprechend. Anhänge speichert die App als eigene Dateien.
3. Archivieren lassen. Die App liest standardmäßig nur; deine Nachrichten bleiben beim Anbieter unverändert.
4. Stichproben prüfen. Öffne ein paar Nachrichten mit Anhang im Archiv und suche per Volltextsuche nach einem bekannten Begriff. Die Suche funktioniert über alle Konten, auch offline.
5. Archiv zusätzlich sichern, zum Beispiel auf einer zweiten Platte oder in der Datensicherung deines Rechners. Eine lokale Kopie ersetzt kein Backup.

Wie schaffe ich danach Platz im Postfach?

Hast du geprüft, dass das Archiv vollständig ist, gibt es zwei Wege:

• Von Hand beim Anbieter löschen. Lösche die großen, bereits archivierten Nachrichten. Leere danach Papierkorb und Spam-Ordner: Laut Google ist das der schnellste Weg, denn Elemente in diesen Ordnern zählen weiter zum Limit, bis sie endgültig gelöscht sind.
• In Mail Archive archivierte Nachrichten als gelöscht markieren. Das ist eine Option, die du ausdrücklich einschalten musst; standardmäßig ist sie aus. Dann markiert die App archivierte Nachrichten auf dem Server als gelöscht und schafft so Platz im Postfach. Schalte sie erst nach der Stichprobenprüfung ein.

Nach dem Löschen aktualisiert sich die Speicheranzeige bei Google nach kurzer Zeit. Bei sehr vielen gelöschten Dateien kann es laut Google etwa 48 bis 72 Stunden dauern.

Muss ich stattdessen mehr Speicher kaufen?

Das ist eine Möglichkeit. Google bietet dafür Abos über Google One an. Der Haken: Es kostet laufend, und das Postfach füllt sich weiter. Ein lokales Archiv ist eine Einmalzahlung und lagert den Altbestand dauerhaft aus. Welche Lösung besser passt, hängt davon ab, ob du die alten Mails regelmäßig brauchst und wie schnell dein Postfach wächst.

Wie beuge ich vor?

• Einmal im Jahr auslagern: Alles, was älter als ein Jahr ist, ins Archiv und aus dem Postfach.
• Newsletter und Benachrichtigungen: abbestellen oder per Filter automatisch löschen.
• Anhänge nicht in der Mail lassen: Mail Archive speichert sie als eigene Dateien; im Postfach brauchst du sie dann nicht mehr.
• Geschäftliche Mails: Für Rechnungen und Verträge gelten Aufbewahrungsfristen. Lies dazu Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden? und frag deine Steuerberatung, bevor du etwas löschst.

Weitere Anleitungen: Gmail E-Mails lokal speichern und Gmail-Konto gesperrt: So kommst du wieder an deine E-Mails.

Welche Version passt?

Zum Ausprobieren reicht die kostenlose Version (1 Konto, 20 E-Mails, ohne Zeitlimit). Für ein volles Postfach brauchst du mehr: Pro (14,99 €, einmalig) archiviert unbegrenzt viele E-Mails aus bis zu 6 Konten. Pro Plus (39,99 €, einmalig) erlaubt 8 Konten und bringt die E-Rechnungs-Übersicht und den KI-Zugriff; es ist für den Mac verfügbar, für Windows folgt es. Business (129,99 €, einmalig) ist für Firmen und Vereine mit vielen Konten gedacht und bringt unter anderem Batch-Export und automatische Bereinigung nach Aufbewahrungsfrist. Alle Unterschiede stehen auf der Preisseite; die App gibt es für Mac und Windows.

Mail Archive ist kein zertifiziertes Archivsystem und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Was tun, wenn der Gmail-Speicher voll ist?

Große Anhänge suchen, Wichtiges lokal archivieren, dann löschen und Papierkorb sowie Spam leeren. Alternativ mehr Speicher bei Google One kaufen.

Kann ich E-Mails löschen und trotzdem behalten?

Ja, wenn du sie vorher lokal archivierst und das Archiv geprüft hast. Danach kannst du sie beim Anbieter löschen; die Kopie bleibt auf deinem Rechner lesbar und durchsuchbar.

Werden meine Mails durch Mail Archive gelöscht?

Nein, außer du schaltest die Option „archivierte Nachrichten als gelöscht markieren“ ausdrücklich ein. Standardmäßig liest die App nur.

Warum ist der Speicher nach dem Löschen noch voll?

Gelöschte Elemente zählen weiter, bis Papierkorb und Spam geleert sind. Die Anzeige aktualisiert sich bei Google außerdem verzögert, bei vielen Dateien etwa 48 bis 72 Stunden.

Stand der Angaben zu Google: Oktober 2026, nach den offiziellen Google-Hilfeseiten zu Speicherplatz in Gmail und zum Speicherlimit im Google-Konto. Google kann Limits und Abläufe ändern.