Plná schránka: zálohujte e-maily a uvolněte místo

Ve zkratce: Pokud je vaše schránka plná, nejdřív zálohujte, co chcete zachovat, a teprve potom mažte. U Gmailu sdílejí e-maily, Disk a Fotky podle Googlu až 15 GB. Jakmile je limit dosažen, pošta už nemůže přicházet. Bezpečné pořadí: najděte velké přílohy, archivujte lokálně, zkontrolujte úplnost archivu, pak smažte na serveru a vyprázdněte koš.

Co se stane, když je schránka plná?

U Gmailu se počítá úložiště celého účtu Google: Gmail, Disk Google a Fotky Google sdílejí podle Googlu až 15 GB (stav k říjnu 2026). Jakmile je limit dosažen, nemůžete e-maily odesílat ani přijímat a zprávy, které vám někdo pošle, se odesílateli vracejí. Přihlášení nadále funguje.

Jiní poskytovatelé mají vlastní limity, které najdete ve svém zákaznickém účtu. Následující kroky platí i tam stejně, čísla ale ne.

Důležité, pokud zůstanete nad limitem: Google uvádí, že obsah může být odstraněn, pokud je kvóta překročena déle než dva roky. Předtím vás Google nejméně tři měsíce předem upozorní e-mailem a v produktech Googlu. Lokální kopie je pak obzvlášť cenná.

Jak zjistit, co zabírá místo?

Obvykle je to několik velkých zpráv s přílohami, ne hromada textu. Google uvádí jako příklad vyhledávání has:attachment larger:10M v poli pro hledání v Gmailu. Zobrazí zprávy s přílohami nad 10 MB. Zkontrolujte také oblast „Úložiště“ na Disku Google: řadí soubory podle velikosti a často tam leží víc než ve schránce.

Jak zálohovat e-maily před smazáním?

Nemažte nic, co byste mohli později potřebovat (faktury, smlouvy, korespondenci). Postup:

1. Připojte účet v Mail Archive. Aplikace automaticky rozpozná nastavení serveru pro Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de a další poskytovatele s IMAP nebo POP3.
2. Vyberte složky a datum začátku. Pokud chcete přesunout jen starší poštu, zvolte odpovídající období. Přílohy aplikace ukládá jako samostatné soubory.
3. Nechte archivovat. Ve výchozím stavu aplikace jen čte; vaše zprávy zůstávají beze změny u poskytovatele.
4. Proveďte kontrolu vzorku. Otevřete v archivu několik zpráv s přílohami a spusťte fulltextové vyhledávání výrazu, který znáte. Hledání funguje ve všech účtech, i offline.
5. Zálohujte i samotný archiv, například na druhý disk nebo v zálohování svého počítače. Lokální kopie zálohu nenahrazuje.

Jak potom uvolnit místo?

Až ověříte, že je archiv úplný, máte dvě cesty:

• Ručně smazat u poskytovatele. Smažte velké zprávy, které jste už archivovali. Potom vyprázdněte složky koš a spam: podle Googlu je to nejrychlejší způsob, protože položky v těchto složkách se do limitu počítají, dokud nejsou trvale smazány.
• Označit archivované zprávy v Mail Archive jako smazané. Tuto volbu je třeba výslovně zapnout; ve výchozím stavu je vypnutá. Aplikace pak archivované zprávy na serveru označí jako smazané a uvolní místo ve schránce. Zapněte ji až po kontrole vzorku.

Po smazání Google zobrazení úložiště po chvíli aktualizuje. U velmi mnoha smazaných souborů to může podle Googlu trvat zhruba 48 až 72 hodin.

Nestačí prostě dokoupit úložiště?

To je jedna z možností. Google nabízí předplatné přes Google One. Háček: pořád to stojí peníze a schránka se dál plní. Lokální archiv je jednorázová platba a starou poštu ze schránky trvale přesune. Co se hodí víc, záleží na tom, zda starou poštu potřebujete pravidelně a jak rychle vaše schránka roste.

Jak tomu příště předejít?

• Jednou ročně poštu přesuňte: všechno starší než rok půjde do archivu a ze schránky.
• Newslettery a upozornění: odhlaste se z odběru, nebo je automaticky mažte filtrem.
• Nenechávejte přílohy v poště: Mail Archive je ukládá jako samostatné soubory, takže je ve schránce už nepotřebujete.
• Firemní pošta: faktury a smlouvy mají doby uchovávání. Přečtěte si Jak dlouho se musí e-maily uchovávat? a než cokoli smažete, zeptejte se svého daňového poradce.

Další návody: Lokální uložení e-mailů z Gmailu a Zablokovaný účet Gmail: jak získat e-maily zpět.

Která verze se hodí?

Na vyzkoušení stačí verze zdarma (1 účet, 20 e-mailů, bez časového omezení). Pro plnou schránku potřebujete víc: Pro (14,99 €, jednorázově) archivuje neomezený počet e-mailů až z 6 účtů. Pro Plus (39,99 €, jednorázově) umožňuje 8 účtů a přidává přehled e-faktur a přístup pro AI; je dostupný pro Mac, Windows má následovat. Business (129,99 €, jednorázově) je určen firmám a klubům s mnoha účty a zahrnuje hromadný export a automatické čištění po uplynutí doby uchovávání. Všechny rozdíly najdete na stránce s cenami; aplikace je dostupná pro Mac a Windows.

Mail Archive není certifikovaný archivační systém a nenahrazuje daňové ani právní poradenství.

Časté otázky

Co dělat, když je úložiště Gmailu plné?

Vyhledejte velké přílohy, důležité věci archivujte lokálně, pak smažte a vyprázdněte koš a spam. Případně dokupte úložiště přes Google One.

Můžu e-maily smazat a přesto je mít?

Ano, pokud je nejdřív archivujete lokálně a archiv zkontrolujete. Potom je můžete smazat u poskytovatele; kopie zůstane čitelná a prohledávatelná na vašem počítači.

Maže Mail Archive moje e-maily?

Ne, pokud výslovně nezapnete volbu označovat archivované zprávy jako smazané. Ve výchozím stavu aplikace jen čte.

Proč je úložiště po smazání pořád plné?

Smazané položky se počítají, dokud nevyprázdníte koš a spam. Google navíc aktualizuje zobrazení se zpožděním, u mnoha souborů zhruba 48 až 72 hodin.

Informace o Googlu platné k říjnu 2026, vycházejí z oficiálních stránek nápovědy Googlu k úložišti Gmailu a k limitu úložiště účtu Google. Google může limity a postupy změnit.