Lokální uložení e-mailů z Gmailu: jak si ponechat kontrolu nad daty

Proč ukládat e-maily z Gmailu lokálně?

Gmail patří celosvětově k nejoblíbenějším e-mailovým službám. Mnoho lidí denně využívá svůj účet Google pro pracovní i soukromou komunikaci. Přesto existují dobré důvody ukládat e-maily z Gmailu lokálně.

Kdo má zprávy uložené výhradně v cloudu, je zcela závislý na jediném poskytovateli. Lokální archivací si ponecháte kontrolu nad svými daty a k důležitým e-mailům se dostanete i bez připojení k internetu.

Výhody lokálního ukládání e-mailů z Gmailu

Nezávislost na Googlu

Kdo ukládá e-maily z Gmailu lokálně, nespoléhá výhradně na infrastrukturu Googlu. Vaše zprávy jsou navíc uložené na vašem vlastním počítači nebo úložném médiu.

Dlouhodobá archivace

Důležité dokumenty, faktury, smlouvy a obchodní korespondenci lze bezpečně uchovat mnoho let.

Rychlý přístup

Lokální archivy často umožňují mimořádně rychlé fulltextové vyhledávání, i u velkých sbírek e-mailů.

Ochrana osobních údajů

Mnoho lidí dává přednost tomu, aby citlivé informace ležely na jejich vlastním zařízení, a ne jen v cloudu.

Způsoby, jak uložit e-maily z Gmailu lokálně

Google Takeout

Google nabízí možnost exportovat e-maily přes Google Takeout. Zprávy se uloží do archivního souboru.

Výhody:

• zdarma
• poskytuje přímo Google

Nevýhody:

• žádné pohodlné vyhledávání
• žádné automatické aktualizace
• jen částečně vhodné pro pravidelnou archivaci

E-mailové programy

Programy jako Apple Mail, Outlook nebo Thunderbird mohou účty Gmail připojit přes IMAP a zprávy lokálně synchronizovat.

Výhody:

• známé programy
• částečný přístup offline

Nevýhody:

• nejsou určené přímo pro dlouhodobou archivaci
• velké schránky mohou programy zpomalovat

Specializovaná archivační řešení

Pro ty, kdo chtějí své e-maily z Gmailu uložit lokálně a trvale, nabízejí specializované archivační programy výrazně větší pohodlí.

Typické funkce:

• připojení přes IMAP
• lokální uložení všech zpráv
• archivace příloh
• fulltextové vyhledávání ve všech e-mailech
• dlouhodobé zajištění dat

Lokální uložení e-mailů z Gmailu na Macu

Uživatelé Macu často hledají jednoduchý způsob, jak své zprávy z Gmailu archivovat nezávisle na Googlu.

S Mail Archive lze účty Gmail připojit přímo přes IMAP. Zprávy se ukládají na váš vlastní Mac a jsou neustále k dispozici pro vyhledávání a archivaci.

K nejdůležitějším funkcím patří:

• archivace Gmailu
• archivace Outlooku
• archivace účtů IMAP
• lokální úložiště místo cloudu
• rychlé fulltextové vyhledávání
• dlouhodobá archivace důležitých zpráv

Nastavení Gmailu v Mail Archive: jak to funguje

Mail Archive se připojí přímo k vašemu účtu Gmail a stáhne zprávy na váš disk. Postup:

1. Zadejte svou e-mailovou adresu. „Auto-detect“ najde server a port, „Test connection“ ověří spojení, než se cokoli uloží.
2. Nastavte složky a datum začátku. Například všechny složky od roku 2015, nebo jen doručenou poštu od dneška.
3. Uložte přílohy jako soubory. Je to volitelné a volí se při nastavení.

Ve výchozím stavu Mail Archive jen čte: vaše zprávy zůstávají u Googlu. Jen když to výslovně zapnete, označí aplikace archivované zprávy na serveru jako smazané, aby se uvolnilo místo ve schránce.

Závěr

Kdo chce ukládat e-maily z Gmailu lokálně, získá větší kontrolu, lepší ochranu osobních údajů a dlouhodobou ochranu důležitých informací.

Zatímco jednoduchá exportní řešení stačí pro občasné zálohy, specializovaná archivační řešení nabízejí výrazně větší pohodlí a mnohem lepší prohledatelnost velkých sbírek e-mailů.

Zejména pro živnostníky, firmy, spolky i soukromé osoby s důležitými e-maily může být lokální archivace rozumným doplňkem cloudového úložiště.