Căsuță poștală plină: salvați e-mailurile și eliberați spațiu

Pe scurt: Dacă căsuța poștală este plină, salvați mai întâi ce vreți să păstrați și ștergeți abia apoi. La Gmail, e-mailul, Drive și Photos împart până la 15 GB, potrivit Google. Când limita este atinsă, e-mailurile nu mai pot sosi. Ordinea sigură: găsiți atașamentele mari, arhivați local, verificați dacă arhiva este completă, apoi ștergeți pe server și goliți coșul de gunoi.

Ce se întâmplă când căsuța poștală este plină?

La Gmail contează spațiul de stocare al întregului cont Google: Gmail, Google Drive și Google Photos împart până la 15 GB, potrivit Google (situația la octombrie 2026). Când limita este atinsă, nu mai puteți trimite sau primi e-mailuri, iar mesajele trimise către dumneavoastră sunt returnate expeditorului. Autentificarea funcționează în continuare.

Alți furnizori au propriile limite, pe care le găsiți în contul de client. Pașii de mai jos se aplică la fel și acolo, cifrele nu.

Important dacă rămâneți peste limită: Google spune că conținutul poate fi eliminat dacă cota este depășită de mai mult de doi ani. Înainte de asta sunteți înștiințat cu cel puțin trei luni mai devreme, prin e-mail și în produsele Google. O copie locală are atunci o valoare deosebită.

Cum aflu ce ocupă spațiul?

De obicei sunt câteva mesaje mari cu atașamente, nu volumul de text. Google dă ca exemplu căutarea has:attachment larger:10M în câmpul de căutare Gmail. Ea afișează mesajele cu atașamente de peste 10 MB. Verificați și secțiunea „Spațiu de stocare” din Google Drive: listează fișierele după mărime și adesea acolo se află mai mult decât în căsuța poștală.

Cum salvez e-mailurile înainte să le șterg?

Nu ștergeți nimic de care ați putea avea nevoie mai târziu (facturi, contracte, corespondență). Iată cum:

1. Conectați contul în Mail Archive. Aplicația recunoaște automat setările serverului pentru Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de și alți furnizori cu IMAP sau POP3.
2. Alegeți folderele și o dată de început. Dacă vreți să scoateți doar e-mailurile mai vechi, alegeți perioada în consecință. Aplicația salvează atașamentele ca fișiere separate.
3. Lăsați aplicația să arhiveze. Implicit, aplicația doar citește; mesajele dumneavoastră rămân neschimbate la furnizor.
4. Verificați prin sondaj. Deschideți în arhivă câteva mesaje cu atașamente și faceți o căutare în text complet după un termen pe care îl cunoașteți. Căutarea funcționează în toate conturile, și offline.
5. Faceți un backup al arhivei însăși, de exemplu pe a doua unitate sau în backupul computerului dumneavoastră. O copie locală nu înlocuiește un backup.

Cum eliberez spațiu după aceea?

După ce ați verificat că arhiva este completă, aveți două căi:

• Ștergeți manual la furnizor. Ștergeți mesajele mari pe care le-ați arhivat deja. Apoi goliți folderele coș de gunoi și spam: potrivit Google, aceasta este cea mai rapidă cale, deoarece elementele din aceste foldere se numără în continuare la limită până când sunt șterse definitiv.
• Marcați mesajele arhivate ca șterse în Mail Archive. Este o opțiune pe care trebuie să o activați explicit; implicit este dezactivată. Aplicația marchează atunci mesajele arhivate ca șterse pe server și eliberează spațiu în căsuța poștală. Activați-o abia după verificarea prin sondaj.

După ștergere, Google actualizează afișarea spațiului de stocare după un timp scurt. Când sunt foarte multe fișiere șterse, poate dura aproximativ 48 până la 72 de ore, potrivit Google.

Nu este mai bine să cumpăr pur și simplu mai mult spațiu?

Este o variantă. Google oferă abonamente prin Google One. Dezavantajul: costă bani în continuare, iar căsuța poștală se umple din nou. O arhivă locală este o plată unică și scoate definitiv e-mailurile vechi. Ce se potrivește mai bine depinde de cât de des aveți nevoie de e-mailurile vechi și de cât de repede crește căsuța dumneavoastră.

Cum previn problema data viitoare?

• Scoateți e-mailurile o dată pe an: tot ce este mai vechi de un an merge în arhivă și iese din căsuța poștală.
• Newslettere și notificări: dezabonați-vă sau ștergeți-le automat cu un filtru.
• Nu lăsați atașamentele în e-mail: Mail Archive le salvează ca fișiere separate, deci nu mai aveți nevoie de ele în căsuța poștală.
• E-mailuri de afaceri: facturile și contractele au perioade de păstrare. Citiți Cât timp trebuie păstrate e-mailurile? și întrebați consultantul fiscal înainte să ștergeți ceva.

Mai multe ghiduri: Salvați local e-mailurile din Gmail și Cont Gmail blocat: cum vă recuperați e-mailurile.

Ce versiune se potrivește?

Pentru a încerca, versiunea gratuită este suficientă (1 cont, 20 de e-mailuri, fără limită de timp). Pentru o căsuță poștală plină aveți nevoie de mai mult: Pro (14,99 €, plată unică) arhivează un număr nelimitat de e-mailuri din până la 6 conturi. Pro Plus (39,99 €, plată unică) permite 8 conturi și adaugă prezentarea generală a e-facturilor și accesul AI; este disponibil pentru Mac, iar pentru Windows urmează. Business (129,99 €, plată unică) este gândit pentru firme și asociații cu multe conturi și include exportul în lot și curățarea automată după perioada de păstrare. Toate diferențele se află pe pagina de prețuri; aplicația este disponibilă pentru Mac și Windows.

Mail Archive nu este un sistem de arhivare certificat și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică.

Întrebări frecvente

Ce fac când spațiul Gmail este plin?

Căutați atașamentele mari, arhivați local ce contează, apoi ștergeți și goliți coșul de gunoi și spamul. Alternativ, cumpărați mai mult spațiu cu Google One.

Pot șterge e-mailuri și totuși să le păstrez?

Da, dacă le arhivați mai întâi local și ați verificat arhiva. După aceea le puteți șterge la furnizor; copia rămâne lizibilă și căutabilă pe computerul dumneavoastră.

Șterge Mail Archive e-mailurile mele?

Nu, decât dacă activați explicit opțiunea de a marca mesajele arhivate ca șterse. Implicit, aplicația doar citește.

De ce este spațiul tot plin după ștergere?

Elementele șterse se numără în continuare până când coșul de gunoi și spamul sunt golite. În plus, Google actualizează afișarea cu întârziere, aproximativ 48 până la 72 de ore în cazul multor fișiere.

Informațiile despre Google datează din octombrie 2026 și se bazează pe paginile oficiale de ajutor Google despre spațiul de stocare Gmail și limita de stocare a contului Google. Google își poate modifica limitele și procesele.