Guardar los correos de Gmail en local: así conservas el control de tus datos

¿Por qué guardar los correos de Gmail en local?

Gmail es uno de los servicios de correo más populares del mundo. Muchas personas usan a diario su cuenta de Google para comunicarse por trabajo y en su vida privada. Aun así, hay buenos motivos para guardar los correos de Gmail en local.

Quien guarda sus mensajes solo en la nube depende por completo de un único proveedor. Si archivas en local, conservas el control de tus datos y puedes acceder a los correos importantes incluso sin conexión a internet.

Ventajas de guardar los correos de Gmail en local

Independencia de Google

Quien guarda sus correos de Gmail en local no depende únicamente de la infraestructura de Google. Tus mensajes se almacenan además en tu propio ordenador o en un soporte de almacenamiento tuyo.

Archivado a largo plazo

Los documentos importantes, las facturas, los contratos y la correspondencia comercial se pueden guardar de forma segura durante muchos años.

Acceso rápido

Los archivos locales suelen permitir una búsqueda de texto completo especialmente rápida, incluso con colecciones de correo grandes.

Privacidad de los datos

Muchas personas prefieren guardar la información sensible en su propio dispositivo en lugar de tenerla solo en la nube.

Formas de guardar los correos de Gmail en local

Google Takeout

Google ofrece la posibilidad de exportar los correos con Google Takeout. Los mensajes se guardan en un archivo comprimido.

Ventajas:

• Gratis
• Lo ofrece directamente Google

Inconvenientes:

• Sin función de búsqueda cómoda
• Sin actualizaciones automáticas
• Solo en parte adecuado para archivar con regularidad

Programas de correo

Programas como Apple Mail, Outlook o Thunderbird pueden conectar cuentas de Gmail por IMAP y sincronizar los mensajes en local.

Ventajas:

• Programas conocidos
• Acceso sin conexión en parte

Inconvenientes:

• No están pensados específicamente para el archivado a largo plazo
• Los buzones grandes pueden ralentizar los programas

Soluciones de archivado especializadas

Para quien quiere guardar sus correos de Gmail en local de forma permanente, los programas de archivado especializados ofrecen bastante más comodidad.

Funciones típicas:

• Conexión por IMAP
• Almacenamiento local de todos los mensajes
• Archivado de los adjuntos
• Búsqueda de texto completo en todos los correos
• Copia de seguridad de los datos a largo plazo

Guardar los correos de Gmail en local en el Mac

Los usuarios de Mac buscan a menudo una forma sencilla de archivar sus mensajes de Gmail con independencia de Google.

Con Mail Archive se pueden conectar las cuentas de Gmail directamente por IMAP. Los mensajes se guardan en tu propio Mac y están siempre disponibles para buscar y archivar.

Estas son las funciones principales:

• Archivar Gmail
• Archivar Outlook
• Archivar cuentas IMAP
• Almacenamiento local en lugar de la nube
• Búsqueda de texto completo rápida
• Archivado a largo plazo de los mensajes importantes

Configurar Gmail en Mail Archive: así funciona

Mail Archive se conecta directamente con tu cuenta de Gmail y descarga los mensajes a tu disco. Así se hace:

1. Introduce tu dirección de correo. «Auto-detect» averigua el servidor y el puerto; «Test connection» comprueba la conexión antes de guardar nada.
2. Define las carpetas y una fecha de inicio. Por ejemplo, todas las carpetas desde 2015, o solo la bandeja de entrada desde hoy.
3. Guarda los adjuntos como archivos. Es opcional y se elige durante la configuración.

De serie, Mail Archive solo lee: tus mensajes se quedan en Google. Solo si lo activas expresamente, la app marca en el servidor como eliminados los mensajes archivados para liberar espacio en el buzón.

Conclusión

Quien quiere guardar sus correos de Gmail en local gana en control, en privacidad de los datos y en protección a largo plazo de la información importante.

Las soluciones de exportación sencillas bastan para copias de seguridad ocasionales, pero las soluciones de archivado especializadas ofrecen bastante más comodidad y una búsqueda mucho mejor en colecciones de correo grandes.

Sobre todo para autónomos, empresas, asociaciones y particulares con correos importantes, el archivado local puede ser un complemento razonable del almacenamiento en la nube.