¿Cuánto tiempo hay que conservar los correos?

Muchas empresas, autónomos y asociaciones se preguntan: ¿cuánto tiempo hay que conservar los correos? La respuesta depende del contenido del mensaje. En Alemania rigen plazos legales de conservación para los correos relevantes para la actividad, y hay que respetarlos estrictamente.

Importante: este artículo describe la situación legal en Alemania. Otros países tienen plazos de conservación distintos, también dentro de la UE. Si tu empresa o tu obligación tributaria están en otro país, ten en cuenta los plazos de ese país y compruébalos con un asesor fiscal local o con la autoridad competente.

¿Cuentan los correos como documentos mercantiles?

Sí. Los correos pueden contener documentos relevantes para los impuestos y para el derecho, y por eso se tratan con frecuencia como las cartas comerciales tradicionales.

Algunos ejemplos:

• Facturas
• Presupuestos
• Confirmaciones de pedido
• Contratos
• Justificantes de pago
• Correspondencia comercial
• Documentos relevantes para los impuestos

Lo que importa no es la forma, sino el contenido del correo.

¿Qué plazos de conservación rigen en Alemania?

Conservación durante 6 años

Los siguientes documentos deben conservarse por regla general al menos seis años:

• Cartas comerciales
• Cartas de negocios
• Solicitudes de presupuesto
• Confirmaciones de pedido
• Correspondencia comercial en general

Conservación durante 8 años

Para los justificantes contables (Buchungsbelege), el plazo es por regla general de ocho años desde el 1 de enero de 2025, en lugar de diez. Esto incluye:

• Facturas
• Justificantes contables

Conservación durante 10 años

Los siguientes documentos deben conservarse por regla general todavía diez años:

• Libros y registros
• Cuentas anuales

Situación a octubre de 2026. La base legal es el § 147 de la Abgabenordnung (AO, el Código Tributario alemán) y el § 257 del Handelsgesetzbuch (HGB, el Código de Comercio alemán), en la redacción dada desde 2025 por el Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (la cuarta ley alemana de reducción de la burocracia). Esto no es asesoramiento jurídico. Aclara con tu asesor fiscal qué plazos se aplican a tu empresa. En otros países rigen las normas locales.

Como hoy muchos de estos documentos se envían por correo, la obligación de conservación alcanza también a los mensajes y adjuntos correspondientes.

¿Cuándo empieza a contar el plazo?

El plazo empieza por regla general al final del año natural en el que se recibió o se envió el correo.

Ejemplo:

El 15 de marzo de 2025 se recibe una factura por correo.

El plazo de conservación empieza el 31 de diciembre de 2025.

Con una obligación de conservación de ocho años, el correo no puede borrarse por tanto antes del 31 de diciembre de 2033 como pronto.

¿Basta con una impresión del correo?

En la mayoría de los casos, no.

Si una factura u otro documento comercial relevante se recibe en formato electrónico, debería conservarse en formato electrónico.

Una impresión por sí sola no suele sustituir al archivo digital original.

¿Qué requisitos se aplican al archivado?

Los correos de empresa deberían:

• guardarse completos
• poder consultarse en cualquier momento
• seguir siendo legibles
• estar protegidos contra pérdidas
• seguir disponibles a largo plazo

Por eso muchas empresas utilizan soluciones de archivado especializadas en lugar de confiar solo en la bandeja de entrada para guardar sus correos.

¿Por qué es importante archivar?

Muchas personas dependen exclusivamente de Gmail, Outlook u otros servicios en la nube.

Esto puede causar problemas:

• correos borrados por error
• cambios de proveedor
• cuentas bloqueadas (véase Cuenta de Gmail bloqueada)
• buzones llenos
• pérdida de datos

El archivado local aporta seguridad adicional y hace que los mensajes importantes sigan disponibles incluso años después.

Archivar los correos en local

Quien quiera conservar sus correos de empresa a largo plazo debería plantearse un archivado local adicional.

Con Mail Archive se pueden archivar en el Mac cuentas de Gmail, Outlook e IMAP. Los mensajes se guardan en local y siguen disponibles con independencia del proveedor de correo.

Estas son las principales ventajas:

• Almacenamiento local de todos los correos
• Archivado de los adjuntos
• Búsqueda de texto completo rápida
• Copia de seguridad de los datos a largo plazo
• Independencia de los proveedores de nube

Conclusión

Los correos relevantes para la actividad en Alemania suelen estar sujetos a una obligación de conservación de seis, ocho o diez años. Como hoy muchos documentos importantes se envían solo en formato digital, archivarlos con seguridad es cada vez más importante.

El archivado local de correo puede ayudar a asegurar los mensajes importantes a largo plazo, a atender las obligaciones de conservación y a acceder en cualquier momento a la información relevante.

Si te afecta la legislación de otro país, comprueba allí los plazos de conservación. Los plazos que se nombran aquí son los alemanes.