Combien de temps faut-il conserver ses e-mails ?

Beaucoup d'entreprises, d'indépendants et d'associations se demandent : combien de temps faut-il conserver les e-mails ? La réponse dépend du contenu du message. En Allemagne, des délais légaux de conservation s'appliquent aux e-mails à portée commerciale et doivent être strictement respectés.

Important : cet article décrit la situation juridique en Allemagne. D'autres pays ont d'autres délais de conservation, y compris au sein de l'UE. Si votre entreprise ou votre assujettissement à l'impôt se situe dans un autre pays, respectez les délais de ce pays et faites-les vérifier par un conseiller fiscal local ou par l'autorité compétente.

Les e-mails comptent-ils comme documents commerciaux ?

Oui. Les e-mails peuvent contenir des documents pertinents sur le plan fiscal et juridique ; ils sont donc souvent traités comme des lettres commerciales classiques.

En voici des exemples :

• Factures
• Devis
• Confirmations de commande
• Contrats
• Justificatifs de paiement
• Correspondance commerciale
• Documents à portée fiscale

Ce qui compte, ce n'est pas la forme, mais le contenu de l'e-mail.

Quels délais de conservation s'appliquent en Allemagne ?

Conservation pendant 6 ans

Les documents suivants doivent en règle générale être conservés pendant au moins six ans :

• Lettres commerciales
• Courriers professionnels
• Demandes de devis
• Confirmations de commande
• Correspondance commerciale générale

Conservation pendant 8 ans

Pour les pièces comptables (Buchungsbelege), le délai est en règle générale de huit ans depuis le 1er janvier 2025, contre dix auparavant. Cela comprend :

• Factures
• Pièces comptables

Conservation pendant 10 ans

Les documents suivants doivent en règle générale toujours être conservés pendant dix ans :

• Livres et enregistrements comptables
• Comptes annuels

Situation en octobre 2026. Les bases légales sont le § 147 de l'Abgabenordnung (AO, code fiscal allemand) et le § 257 du Handelsgesetzbuch (HGB, code de commerce allemand), dans la version issue depuis 2025 du Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (quatrième loi allemande d'allègement de la bureaucratie). Ceci ne constitue pas un conseil juridique. Voyez avec votre conseiller fiscal quels délais s'appliquent à votre entreprise. Dans les autres pays, ce sont les règles locales qui s'appliquent.

Comme beaucoup de ces documents sont aujourd'hui envoyés par e-mail, l'obligation de conservation s'applique aussi aux messages et pièces jointes correspondants.

Quand le délai commence-t-il ?

Le délai commence en règle générale à la fin de l'année civile au cours de laquelle l'e-mail a été reçu ou envoyé.

Exemple :

Une facture est reçue par e-mail le 15 mars 2025.

Le délai de conservation commence le 31 décembre 2025.

Avec une obligation de conservation de huit ans, l'e-mail ne peut donc pas être supprimé avant le 31 décembre 2033 au plus tôt.

Une impression de l'e-mail suffit-elle ?

Dans la plupart des cas, non.

Lorsqu'une facture ou un autre document commercial pertinent est reçu sous forme électronique, il convient de conserver la forme électronique.

Une impression seule ne remplace souvent pas le fichier numérique d'origine.

Quelles exigences s'appliquent à l'archivage ?

Les e-mails professionnels devraient :

• être conservés dans leur intégralité
• pouvoir être retrouvés à tout moment
• rester lisibles
• être protégés contre la perte
• rester disponibles à long terme

C'est pourquoi beaucoup d'entreprises utilisent des solutions d'archivage spécialisées plutôt que de s'en remettre uniquement à la boîte de réception.

Pourquoi l'archivage est-il important ?

Beaucoup d'utilisateurs s'en remettent exclusivement à Gmail, à Outlook ou à d'autres services cloud.

Cela peut poser des problèmes :

• e-mails supprimés par erreur
• changements de fournisseur
• comptes bloqués (voir Compte Gmail bloqué)
• boîtes mail pleines
• perte de données

L'archivage local apporte une sécurité supplémentaire et fait en sorte que les messages importants restent disponibles, même des années plus tard.

Archiver ses e-mails en local

Quiconque veut conserver durablement ses e-mails professionnels devrait envisager un archivage local supplémentaire.

Avec Mail Archive, il est possible d'archiver sur le Mac des comptes Gmail, Outlook et IMAP. Les messages sont enregistrés en local et restent disponibles indépendamment du fournisseur d'e-mail concerné.

Voici les principaux avantages :

• Stockage local de tous les e-mails
• Archivage des pièces jointes
• Recherche plein texte rapide
• Sauvegarde des données à long terme
• Indépendance vis-à-vis des fournisseurs de cloud

Conclusion

En Allemagne, les e-mails à portée commerciale sont souvent soumis à une obligation de conservation de six, huit ou dix ans. Comme beaucoup de documents importants sont aujourd'hui envoyés exclusivement sous forme numérique, un archivage fiable prend de plus en plus d'importance.

L'archivage local des e-mails peut aider à conserver durablement les messages importants, à respecter les obligations de conservation et à accéder à tout moment aux informations pertinentes.

Si le droit d'un autre pays s'applique à votre situation, vérifiez les délais de conservation qui y sont en vigueur. Les délais indiqués ici sont les délais allemands.