Cât timp trebuie păstrate e-mailurile?

Multe firme, liber-profesioniști și asociații se întreabă: Cât timp trebuie păstrate e-mailurile? Răspunsul depinde de conținutul mesajului. În Germania, pentru e-mailurile relevante pentru afaceri se aplică termene legale de păstrare, care trebuie respectate cu strictețe.

Important: Acest articol descrie situația juridică din Germania. Alte țări au alte termene de păstrare, inclusiv în interiorul UE. Dacă firma dumneavoastră sau obligația dumneavoastră fiscală se află în altă țară, respectați termenele acelei țări și verificați-le cu un consultant fiscal local sau cu autoritatea competentă.

Sunt e-mailurile documente de afaceri?

Da. E-mailurile pot conține documente relevante din punct de vedere fiscal și legal și sunt de aceea adesea tratate ca scrisorile de afaceri tradiționale.

Exemple:

• Facturi
• Oferte
• Confirmări de comandă
• Contracte
• Dovezi de plată
• Corespondență de afaceri
• Documente relevante pentru fisc

Contează nu forma, ci conținutul e-mailului.

Ce termene de păstrare se aplică în Germania?

Păstrare timp de 6 ani

Următoarele documente trebuie păstrate, de regulă, cel puțin șase ani:

• Scrisori comerciale
• Scrisori de afaceri
• Cereri de ofertă
• Confirmări de comandă
• Corespondență de afaceri în general

Păstrare timp de 8 ani

Pentru documentele contabile (Buchungsbelege), termenul este, de regulă, de opt ani de la 1 ianuarie 2025, în loc de zece. Aici intră:

• Facturile
• Documentele contabile

Păstrare timp de 10 ani

Următoarele documente trebuie păstrate, de regulă, în continuare zece ani:

• Registrele și evidențele contabile
• Situațiile financiare anuale

Situația la octombrie 2026. Temeiul legal este § 147 din Codul fiscal german (Abgabenordnung, AO) și § 257 din Codul comercial german (Handelsgesetzbuch, HGB), în versiunea modificată de Legea a patra privind reducerea birocrației (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) din 2025. Aceasta nu este consultanță juridică. Clarificați cu consultantul fiscal ce termene se aplică în firma dumneavoastră. În alte țări se aplică regulile locale.

Deoarece multe dintre aceste documente sunt astăzi trimise prin e-mail, obligația de păstrare se aplică și mesajelor corespunzătoare și atașamentelor lor.

Când începe termenul?

Termenul începe, de regulă, la sfârșitul anului calendaristic în care e-mailul a fost primit sau trimis.

Exemplu:

O factură este primită prin e-mail pe 15 martie 2025.

Termenul de păstrare începe pe 31 decembrie 2025.

În cazul unei obligații de păstrare de opt ani, e-mailul nu poate fi deci șters mai devreme de 31 decembrie 2033.

Este suficientă o printare a e-mailului?

În cele mai multe cazuri, nu.

Dacă o factură sau alt document de afaceri relevant este primit în formă electronică, ar trebui păstrată forma electronică.

O printare singură nu înlocuiește adesea fișierul digital original.

Ce cerințe se aplică arhivării?

E-mailurile de afaceri ar trebui:

• să fie stocate integral
• să poată fi găsite oricând
• să rămână lizibile
• să fie protejate împotriva pierderii
• să rămână disponibile pe termen lung

De aceea multe firme folosesc soluții specializate de arhivare, în loc să se bazeze exclusiv pe căsuța de e-mail pentru stocare.

De ce este importantă arhivarea?

Mulți utilizatori se bazează exclusiv pe Gmail, Outlook sau pe alte servicii de cloud.

Asta poate duce la probleme:

• e-mailuri șterse din greșeală
• schimbări de furnizor
• conturi blocate (vezi Cont Gmail blocat)
• căsuțe poștale pline
• pierderea datelor

Arhivarea locală oferă un plus de siguranță și face ca mesajele importante să rămână disponibile chiar și după ani.

Arhivați e-mailurile local

Cine vrea să-și păstreze e-mailurile de afaceri pe termen lung ar trebui să ia în considerare o arhivare locală suplimentară.

Cu Mail Archive, conturile Gmail, Outlook și IMAP pot fi arhivate pe Mac. Mesajele sunt stocate local și rămân disponibile independent de furnizorul de e-mail.

Cele mai importante avantaje:

• Stocarea locală a tuturor e-mailurilor
• Arhivarea atașamentelor
• Căutare rapidă în text complet
• Copie de siguranță pe termen lung
• Independență față de furnizorii de cloud

Concluzie

E-mailurile relevante pentru afaceri din Germania sunt adesea supuse unei obligații de păstrare de șase, opt sau zece ani. Deoarece multe documente importante sunt trimise astăzi exclusiv în formă digitală, o arhivare sigură devine tot mai importantă.

Arhivarea locală a e-mailurilor poate ajuta la păstrarea pe termen lung a mesajelor importante, la respectarea obligațiilor de păstrare și la accesul oricând la informațiile relevante.

Dacă vi se aplică legislația altei țări, verificați acolo termenele de păstrare. Termenele indicate aici sunt cele germane.