Lokalno spremanje Gmail e-pošte: kako zadržati kontrolu nad podacima

Zašto lokalno spremati Gmail e-poštu?

Gmail je jedna od najpopularnijih usluga e-pošte u svijetu. Mnogi korisnici svakodnevno se oslanjaju na svoj Google račun za poslovnu i privatnu komunikaciju. Ipak, postoje dobri razlozi za lokalno spremanje Gmail e-pošte.

Tko svoje poruke pohranjuje isključivo u oblaku, potpuno ovisi o jednom pružatelju usluge. Lokalnim arhiviranjem zadržavate kontrolu nad svojim podacima i važnim e-porukama možete pristupiti čak i kad nema internetske veze.

Prednosti lokalnog spremanja Gmail e-pošte

Neovisnost o Googleu

Tko Gmail e-poštu sprema lokalno, ne oslanja se isključivo na Googleovu infrastrukturu. Vaše su poruke dodatno pohranjene na Vašem računalu ili mediju za pohranu.

Dugoročno arhiviranje

Važni dokumenti, računi, ugovori i poslovna korespondencija mogu se sigurno pohraniti na mnogo godina.

Brz pristup

Lokalne arhive često omogućuju osobito brzo pretraživanje cijelog teksta, čak i uz velike zbirke e-pošte.

Zaštita podataka

Mnogi korisnici osjetljive informacije radije pohranjuju na vlastitom uređaju nego da ih drže isključivo u oblaku.

Načini lokalnog spremanja Gmail e-pošte

Google Takeout

Google nudi mogućnost izvoza e-pošte preko usluge Google Takeout. Poruke se pohranjuju u arhivsku datoteku.

Prednosti:

• Besplatno
• Nudi ga izravno Google

Nedostaci:

• Nema praktične funkcije pretraživanja
• Nema automatskih ažuriranja
• Samo djelomično prikladno za redovito arhiviranje

Programi za e-poštu

Programi poput Apple Maila, Outlooka ili Thunderbirda mogu preko IMAP-a povezati Gmail račune i lokalno sinkronizirati poruke.

Prednosti:

• Poznati programi
• Djelomičan pristup bez interneta

Nedostaci:

• Nisu posebno namijenjeni dugoročnom arhiviranju
• Veliki sandučići mogu usporiti programe

Specijalizirana rješenja za arhiviranje

Za korisnike koji svoju Gmail e-poštu žele trajno spremiti lokalno, specijalizirani programi za arhiviranje nude znatno veću praktičnost.

Tipične funkcije:

• Povezivanje preko IMAP-a
• Lokalna pohrana svih poruka
• Arhiviranje privitaka
• Pretraživanje cijelog teksta po svim e-porukama
• Dugoročna sigurnosna kopija podataka

Lokalno spremanje Gmail e-pošte na Macu

Korisnici Maca često traže jednostavan način da svoje Gmail poruke arhiviraju neovisno o Googleu.

Uz Mail Archive Gmail računi mogu se povezati izravno preko IMAP-a. Poruke se pohranjuju na Vaš vlastiti Mac i uvijek su dostupne za pretraživanje i arhiviranje.

Najvažnije funkcije:

• Arhiviranje Gmaila
• Arhiviranje Outlooka
• Arhiviranje IMAP računa
• Lokalna pohrana umjesto oblaka
• Brzo pretraživanje cijelog teksta
• Dugoročno arhiviranje važnih poruka

Postavljanje Gmaila u aplikaciji Mail Archive: kako to ide

Mail Archive povezuje se izravno s Vašim Gmail računom i povlači poruke na Vaš disk. Evo kako:

1. Upišite svoju adresu e-pošte. „Auto-detect“ nađe poslužitelj i port, „Test connection“ provjerava vezu prije nego se bilo što spremi.
2. Odredite mape i početni datum. Na primjer sve mape od 2015. ili samo ulaznu poštu od danas.
3. Spremite privitke kao datoteke. To je neobavezno i odabire se pri postavljanju.

Mail Archive zadano samo čita: Vaše poruke ostaju kod Googlea. Tek ako to izričito uključite, aplikacija arhivirane poruke na poslužitelju označava kao izbrisane kako bi oslobodila prostor u sandučiću.

Zaključak

Tko Gmail e-poštu želi spremati lokalno, ima veću kontrolu, bolju zaštitu podataka i dugoročnu zaštitu važnih informacija.

Dok su za povremene sigurnosne kopije dovoljna jednostavna rješenja za izvoz, specijalizirana rješenja za arhiviranje nude znatno veću praktičnost i mnogo bolju pretraživost velikih zbirki e-pošte.

Osobito samozaposlenima, tvrtkama, udrugama i privatnim osobama s važnom e-poštom lokalno arhiviranje može biti smislena dopuna pohrani u oblaku.