E-Rechnungen aus E-Mails automatisch archivieren – lokal, ohne Abo
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, und die meisten kommen per E-Mail. Mail Archive erkennt XRechnung, ZUGFeRD und weitere europäische Formate in den Anhängen, zeigt sie lesbar an und bewahrt die Originale unverändert auf deinem Rechner auf. Für die Steuerberatung exportierst du eine ZIP-Datei mit Originalen, Übersicht und Prüfsummen.
Auf dem Mac ab Version 1.3 verfügbar. Die Windows-Version mit diesen Funktionen folgt in Kürze im Microsoft Store.
Was für E-Rechnungen gilt
- Empfangen können ist Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht bereits ein E-Mail-Postfach. Privatleute sind nicht betroffen. (BMF-FAQ, Fragen 8 und 12)
- Ausstellen: Übergang bis 2027. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen schicken, bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. (BMF-FAQ, Frage 11)
- Das XML zählt. XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Weichen Bild und Daten voneinander ab, ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. (BMF-FAQ, Frage 12a)
- 8 Jahre im Original. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein Ausdruck enthält diesen Teil nicht und ersetzt das Original deshalb nicht. (BMF-FAQ, Frage 13, IHK Berlin)
- Früher 10, jetzt 8 Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Sie gilt für alle Unterlagen, deren Frist bei Verkündung des Gesetzes noch nicht abgelaufen war. (IHK Karlsruhe)
Die BMF-FAQ hat den Stand März 2026. Andere EU-Länder haben eigene Regeln, eine Übersicht bietet die IHK Berlin mit EU-Länder-Factsheets. Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Vom Mail-Anhang ins Rechnungsarchiv
Automatisch erkennen
Mail Archive prüft die Anhänge nach dem Inhalt, nicht nach dem Dateinamen: XML-Dateien, ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs, signierte .p7m-Dateien und sogar Rechnungen in einer winmail.dat.
Lesbar anzeigen
Verkäufer, Positionen, Summen, Steuer und Zahlungsdaten als übersichtliche Rechnung statt XML-Code. Das XML speicherst du mit einem Klick.
Alle Rechnungen in einer Übersicht
Filter nach Jahr, Monat und Status, Suche nach Verkäufer. Pro Rechnung setzt du „Offen“ oder „Bezahlt“ und schreibst eine Notiz, ein Änderungsprotokoll hält das fest.
Export für die Steuerberatung
Eine ZIP-Datei mit allen Originalanhängen, einer Übersicht als CSV für Excel und einer Datei mit SHA-256-Prüfsummen.
Integrität prüfen
Beim Erfassen speichert Mail Archive eine Prüfsumme jeder Datei. Später vergleichst du mit einem Klick, ob noch alles übereinstimmt.
Alles bleibt auf deinem Rechner
Kein Upload, keine Cloud. Deine Rechnungen verlassen deinen Rechner nicht – außer du verbindest selbst eine KI-Anwendung (KI-Zugriff/MCP).
Welche E-Rechnungen Mail Archive erkennt
| Format | Typisch für | Erkannt als |
|---|---|---|
| XRechnung (UBL und CII) | Deutschland, öffentliche Auftraggeber und B2B | XML-Anhang |
| ZUGFeRD 2 / Factur-X | Deutschland, Frankreich | PDF mit eingebetteter XML |
| ZUGFeRD 1.0 | ältere Rechnungen | PDF mit eingebetteter XML (nur Basisdaten) |
| Peppol BIS (UBL) | grenzüberschreitend, viele EU-Länder | XML-Anhang |
| FatturaPA | Italien | XML, auch signiert als .p7m |
| ebInterface 3.0–6.1 | Österreich | XML-Anhang |
| Facturae 3.x | Spanien | XML-Anhang |
| KSeF FA(1)–FA(3) | Polen | XML-Anhang |
| ISDOC | Tschechien, Slowakei | .isdoc oder .isdocx |
| eSLOG 2.0 | Slowenien | XML-Anhang |
Mail Archive zeigt die Daten an, die in der Rechnung stehen. Eine technische Prüfung (Validierung) der Rechnung findet nicht statt. Verschlüsselte PDF-Dateien lassen sich nicht auf eingebettete Rechnungen prüfen.
E-Rechnungen einschalten
Konto verbinden
Beim Hinzufügen eines Kontos gibt es den Schalter „Für E-Rechnungen verwenden“. Ist er an, prüft Mail Archive die Anhänge dieses Kontos. Ist er aus, werden die Mails nur archiviert.
Bestehende Konten wählen
Für Konten, die schon im Archiv sind, schaltest du den Schalter in den Kontoeinstellungen ein. Mail Archive prüft dann auch die Mails, die schon archiviert sind, und danach jeden neuen Abgleich.
Rechnung ansehen
Erkannte Rechnungen tragen in der Mail ein Kennzeichen „E-Rechnung“. Ein Klick zeigt sie lesbar an. Einzelne XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien öffnest du auch direkt, ganz ohne Archiv.
Übersicht und Export
Unter E-Rechnungen siehst du alle Rechnungen. Mit „Für Steuerberatung exportieren“ wählst du Monat, Quartal, Jahr oder einen freien Zeitraum und erstellst die ZIP-Datei.
Außerhalb Europas ist die Funktion ab Werk aus. Du kannst sie in den Einstellungen einschalten.
Was in der ZIP-Datei steckt
- Originale, byte-identisch: jede Rechnungsdatei genau so, wie sie per Mail kam, benannt nach dem Muster
2026-03-14_Verkäufer_Rechnungsnummer.xmlbzw..pdf. Steckt die Rechnung in einer winmail.dat, liegt die Rechnung selbst daneben und die winmail.dat im Ordneroriginale/. uebersicht.csv: eine Zeile je Rechnung mit Rechnungsdatum, Fälligkeit, Verkäufer, USt-IdNr., Käufer, Rechnungsnummer, Art (Rechnung/Gutschrift), Netto, Steuer, Brutto, Zahlbetrag, Währung, Leitweg-ID, Format, Status, Notiz, Dateiname und SHA-256. Für Excel vorbereitet: Semikolon, Dezimalkomma, UTF-8.pruefsummen.txt: die SHA-256-Prüfsumme jeder Datei im ZIP, im üblichensha256sum-Format. Damit lässt sich jederzeit nachvollziehen, dass nichts verändert wurde.
Weicht eine Datei von der beim Erfassen gespeicherten Prüfsumme ab oder fehlt sie, steht das in der Spalte „Prüfung“ der Übersicht. Mit Business erstellst du auf Wunsch eine ZIP-Datei je Monat oder je Quartal.
Was in welchem Tarif enthalten ist
| Funktion | Free | Pro | Pro Plus | Business |
|---|---|---|---|---|
| E-Rechnungen erkennen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rechnung lesbar anzeigen, XML speichern | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Übersicht mit Filtern | – | – | ✓ | ✓ |
| Export für die Steuerberatung (ZIP, CSV, Prüfsummen) | – | – | ✓ | ✓ |
| Integrität prüfen | – | – | ✓ | ✓ |
| Stapelexport je Monat oder Quartal | – | – | – | ✓ |
| Preis | 0 € | 14,99 € einmalig | 39,99 € einmalig | 129,99 € einmalig |
Alle Tarife sind Einmalkäufe ohne Abo, inkl. MwSt. Mehr auf der Preisseite.
Was Mail Archive nicht ist
Mail Archive unterstützt die Aufbewahrung von E-Rechnungen: Originale bleiben unverändert und sind mit Prüfsummen nachvollziehbar. Mail Archive ist kein zertifiziertes Archivsystem und ersetzt keine Steuerberatung. Sichere dein Archiv zusätzlich, zum Beispiel auf einer externen Festplatte.
Ob deine Aufbewahrung im Einzelfall allen Anforderungen genügt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Den Export kannst du ihr direkt weitergeben.
Fragen zu E-Rechnungen
Wie kann ich eine XRechnung öffnen?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Bildteil. In Mail Archive öffnest du sie direkt oder klickst in der Mail auf das Kennzeichen „E-Rechnung“. Die Rechnung erscheint dann lesbar mit Positionen und Summen. Das geht in jedem Tarif, auch kostenlos.
Reicht es, die PDF-Datei aufzubewahren?
Bei ZUGFeRD steckt das XML in der PDF-Datei, die Originaldatei enthält also beides. Mail Archive bewahrt die Datei so auf, wie sie gekommen ist. Ein Ausdruck reicht nicht, denn ihm fehlt der strukturierte Teil (siehe BMF-FAQ, Frage 13).
Werden alle meine Konten automatisch durchsucht?
Nein. Du entscheidest pro Konto mit dem Schalter „Für E-Rechnungen verwenden“. Konten ohne diesen Schalter werden nur archiviert.
Prüft Mail Archive, ob eine Rechnung korrekt ist?
Nein. Mail Archive zeigt die Daten an, die in der Rechnung stehen, und validiert sie nicht. Die inhaltliche Prüfung bleibt bei dir bzw. deiner Buchhaltung.
Kann ich Rechnungen versehentlich löschen?
Beim Löschen von Mails mit E-Rechnungen warnt Mail Archive vorher. Die Bereinigung nach Frist in Business lässt Mails mit E-Rechnungen aus. Sie bleiben im Archiv, bis du sie selbst löschst.
Ist das ein Abo?
Nein. Erkennen und Ansehen sind kostenlos. Übersicht, Export und Integritätsprüfung gibt es in Pro Plus (39,99 €) und Business (129,99 €), jeweils als Einmalkauf.
Mail Archive kann noch mehr
Deine E-Rechnungen, sauber abgelegt
Mail Archive kostenlos laden und E-Rechnungen erkennen. Übersicht und Export für die Steuerberatung in Pro Plus und Business.